Kako arhivirati e -pošto v Outlooku

Kako arhivirati e -pošto v Outlooku

Arhiviranje e -poštnih sporočil je eden najboljših načinov za ohranjanje praznega poštnega predala. Če želite to narediti v Outlooku, imate srečo. Outlook za splet in Outlook za namizje vam omogočata enostavno arhiviranje e -poštnih sporočil.





V tem priročniku bomo obravnavali vse najboljše načine arhiviranja vaših e -poštnih sporočil v programu Microsoft Outlook v računalniku.





Kaj je arhiv v Outlooku?

V kontekstu Outlooka in e -poštnih sporočil so arhiv v bistvu vsa e -poštna sporočila, ki ste jih izbrali ločene od glavnega mapa »Prejeto«.





V Outlooku za splet arhiviranje e -poštnega sporočila pomeni premikanje e -poštnih sporočil iz glavne mape »Prejeto« v mapo »Arhiv«.

V Outlooku za namizne računalnike arhiviranje e -poštnega sporočila v bistvu pomeni premikanje e -poštnih sporočil iz glavne Outlookove datoteke PST v novo datoteko PST. Po tej datoteki PST se lahko premikate in kadar koli želite dostopati do vseh arhiviranih e -poštnih sporočil v njej.



moj krmilnik xbox one ne bo deloval

Če šele začenjate z Outlookom, primerjajte Outlook za splet z namizjem in poglejte, kateri ustreza vašim potrebam.

Ali lahko uporabite Outlook Archive za vse svoje e -poštne račune?

Obstajata dva primera, ko v Outlooku ne morete uporabljati funkcije arhiviranja.





Prvič, če imate e -poštni račun strežnika Exchange Server in vaša organizacija uporablja spletni arhiv strežnika Microsoft Exchange Server, potem ne morete uporabljati izvorne funkcije arhiviranja Outlooka.

Drugič, če je skrbnik omrežja onemogočil funkcijo arhiviranja, tudi e -poštnih sporočil ne morete arhivirati.





V obeh primerih se za pomoč obrnite na skrbnika omrežja vaše organizacije.

Kako arhivirati e -pošto v Outlooku za splet

Arhiviranje e -poštnih sporočil v Outlooku za splet je lažje kot v namizni aplikaciji. Preprosto kliknite nekaj možnosti in izbrana e -poštna sporočila bodo arhivirana.

Evo, kako to storite:

  1. Odpravite se k Outlook.com in se prijavite v svoj e -poštni račun.
  2. Kliknite mapo na levi strani, kjer se nahajajo vaša e -poštna sporočila.
  3. V desnem podoknu izberite e -poštna sporočila, ki jih želite arhivirati.
  4. Kliknite možnost, ki pravi Arhiv v zgornji menijski vrstici.
  5. Če ste pomotoma arhivirali e -poštno sporočilo, kliknite Razveljavi na dnu, da obrnete svoje dejanje.

Če kliknete, si lahko ogledate vsa arhivirana e -poštna sporočila Arhiv na levi.

Če želite arhivirano e -poštno sporočilo premakniti nazaj v glavno mapo, ga poiščite v Arhiv mapo, kliknite e -poštno sporočilo, kliknite Premakni se na na vrhu in izberite, kam želite premakniti e -poštno sporočilo.

Povezano: Kako arhivirati vsa stara e -poštna sporočila v Gmailu in doseči mapo »Prejeto«

Kako samodejno arhivirati e -pošto v Outlooku

V Outlooku za namizne računalnike lahko e -poštna sporočila arhivirate samodejno ali ročno. V tem razdelku bomo obravnavali, kako uporabljati funkcijo samodejnega arhiviranja v Outlooku za namizje.

Samodejno arhiviranje je ime funkcije, ki pomaga samodejno arhivirati vašo e -pošto v aplikaciji Outlook. Ta funkcija pošlje vaša e -poštna sporočila iz vaših glavnih map v arhiv po preteku vnaprej določenega časa.

V tej funkciji lahko konfigurirate različne možnosti, naslednji koraki pa opisujejo, kako to storite:

kako postaviti geslo na USB -pogon
  1. Odprto Outlook na vašem računalniku.
  2. Kliknite mapa na vrhu in nato izberite Opcije z leve stranske vrstice.
  3. Kliknite na Napredno možnost na levi.
  4. Najti Samodejno arhiviranje v desnem podoknu in kliknite na Nastavitve samodejnega arhiviranja gumb.
  5. Odkljukajte Zaženite samodejno arhiviranje vsakega možnost na vrhu in določite, kdaj naj se funkcija zažene v Outlooku.
  6. V Privzete nastavitve map za arhiviranje v razdelku izberite, kdaj je treba element arhivirati. V bistvu določite starost svoje Outlookove vsebine.
  7. Kliknite Brskanje in izberite ciljno mapo za svojo arhivsko datoteko. To morate storiti le, če vam ni všeč privzeti imenik Outlook PST.
  8. Končno zadetek v redu na dnu, da shranite spremembe.

Če želite Outlooku preprečiti samodejno arhiviranje e -poštnih sporočil, lahko onemogočite funkcijo samodejnega arhiviranja.

Storiti to:

  1. Odprto Outlook na vašem računalniku.
  2. Kliknite mapa na vrhu in izberite Opcije na levi.
  3. Kliknite na Napredno možnost na levi.
  4. Kliknite Nastavitve samodejnega arhiviranja na desnem podoknu.
  5. Odlepite Zaženite samodejno arhiviranje vsakega možnost na vrhu.
  6. Kliknite v redu na dnu.

Kako ročno arhivirati e -pošto v Outlooku

Če želite več nadzora nad arhivi e -pošte, lahko dejansko ročno arhivirate e -pošto v Outlooku. Tako lahko pošljete svoja glavna e -poštna sporočila v arhiv po potrebi in kadar koli.

Če želite uporabiti to metodo:

  1. Odprto Outlook na vašem računalniku.
  2. Kliknite mapa v zgornjem levem kotu.
  3. Izberite Informacije zavihek na levi.
  4. Kliknite ikono puščice navzdol za Orodja in izberite Očistite stare predmete .
  5. Prikaže se pogovorno okno, v katerem lahko konfigurirate ročni arhiv e -pošte.
  6. Na vrhu imate dve možnosti, ki vam omogočata, da se odločite, kaj želite vključiti v svoj arhiv. Izberite tistega, ki ga želite uporabiti.
  7. Izberite mape, ki jih želite dodati v svoj arhiv.
  8. Z možnostjo koledarja izberite starost svojih predmetov.
  9. Kliknite Brskanje in izberite mapo, v katero želite shraniti arhivsko datoteko Outlooka.
  10. Zadel v redu na dnu, da začnete ustvarjati e -poštni arhiv v Outlooku.

Ko je arhiv ustvarjen, lahko nastalo datoteko PST premaknete kamor koli želite.

Kako si ogledate arhivirana e -poštna sporočila v Outlooku

Dostop do arhiviranih e -poštnih sporočil v Outlooku za namizne računalnike je tako preprost kot v Outlooku za splet. Preprosto morate naložiti svojo arhivsko datoteko v Outlook in videli boste vsa arhivirana e -poštna sporočila.

Takole lahko uvozite arhivsko datoteko e -pošte PST v Outlook v računalniku:

  1. Kosilo Outlook .
  2. Kliknite na mapa meni na vrhu.
  3. Izberite Odpri in izvozi v levi stranski vrstici.
  4. V desnem podoknu kliknite Odprite Outlookovo podatkovno datoteko ko uvozite podatkovno datoteko PST v program.
  5. Pomaknite se do mape, v kateri je vaša arhivska datoteka, kliknite datoteko in pritisnite Odprto na dnu.
  6. Vaša datoteka bi se morala naložiti v program, nato pa bi si lahko ogledali vsa arhivirana e -poštna sporočila.

Ti lahko združite datoteke Outlook PST če imate več datotek.

Odstranitev Outlooka z arhiviranjem e -poštnih sporočil

Če se počutite preobremenjeni, če preprosto pogledate število e -poštnih sporočil v mapi »Prejeto«, je čas, da se znebite nekaterih teh e -poštnih sporočil tako, da jih arhivirate. Z zgornjimi metodami premaknite manj pomembna e -poštna sporočila v arhiv, da boste lahko delali na tistih, ki potrebujejo vašo takojšnjo pozornost.

Z e -poštnimi sporočili je dejstvo, da njihovo upravljanje ni enostavno, tudi za profesionalce. Obstaja nekaj nasvetov in zvijač, s katerimi se lahko naučite, da bo upravljanje e -poštnih sporočil veliko manj.

Deliti Deliti Cvrkutati E-naslov Kako osvojiti mapo »Prejeto«: 60+ nasvetov za produktivnost in varnost e -pošte

Naj vas nabiralnik ne obremenjuje! Tukaj je vse, kar morate vedeti, da enkrat za vselej osvojite svojo e -pošto.

Preberite Naprej
Sorodne teme
  • Produktivnost
  • Nasveti po e -pošti
  • Microsoft Outlook
  • Nasveti za Microsoft Office
  • E -poštne aplikacije
O avtorju Mahesh Makvana(307 objavljenih člankov)

Mahesh je tehnološki pisatelj pri MakeUseOf. Že približno osem let piše tehnična navodila in je obravnaval številne teme. Zelo rad poučuje ljudi, kako lahko kar najbolje izkoristijo svoje naprave.

Več od Mahesh Makvana

Naročite se na naše novice

Pridružite se našemu glasilu za tehnične nasvete, ocene, brezplačne e -knjige in ekskluzivne ponudbe!

Kliknite tukaj, če se želite naročiti