Kako ustvariti strokovna poročila in dokumente v programu Microsoft Word

Kako ustvariti strokovna poročila in dokumente v programu Microsoft Word
Ta priročnik je na voljo za prenos kot brezplačen PDF. Prenesite to datoteko zdaj . Kopirajte in delite to s prijatelji in družino.

Če bi bila Microsoft Office država, bi bila tretja najbolj naseljena država na svetu. 1,2 milijarde ljudi uporaba ene same zbirke aplikacij je osupljiva. In 'govorijo' 107 jezikov!





Zdaj pa govorimo v angleščini in govorili bomo o najbolj priljubljenem orodju v arzenalu Microsoft Office - Microsoft Word 2016 .



brezplačno gledajte kino filme na spletu dobre kakovosti

Ta urejevalnik dokumentov se uporablja za pisanje različnih dokumentov. Od preproste aplikacije do potrebnega življenjepisa. Od navadnega seznama do službenega dopisa. Mislimo, da lahko delamo z Wordom. Ko pa sedimo, da napišemo resno strokovno poročilo, odkrijemo pomembno dejstvo.





Strokovno pisanje poročil zahteva drugačen nabor spretnosti.

Zato se vprašajte tole - ali lahko naredite preskok iz enega dokumenta v dolgotrajno poročilo? Ali poznate vse funkcije programa Microsoft Word, ki bodo pomagale pri upravljanju tega obsežnega dokumenta? Ali lahko pri delu sodelujete z drugimi člani ekipe?



Morda ste študent, lastnik malega podjetja ali pisarniški delavec ... morate ustvariti poročilo ali nekakšen strokovno oblikovan dokument. Ta priročnik MakeUseOf vam bo pomagal posodobiti vaše tehnike in izostriti vaš pristop k oblikovanju.

V tem priročniku:

Pisanje poročila - Uvod | Seznam poročil



Uporabna orodja Microsoft Word - Posebno lepljenje | Raziskovalec | Zamrznite dele dokumenta

Delajte na postavitvi in ​​oblikovanju - Uvod | Naslovna stran | Kazalo | Glava in noga | Številke strani | Slog pisave | Slog odstavka | Prelomi strani | Slogi in teme | Napisi | Hitri deli | Meje strani



Reference in sodelovanje - Kazalo | Bibliografije | Navzkrižno sklicevanje | Komentarji

Dokončajte svoje poročilo - Podpisi | Vodni znaki | Le za branje | Natisni v PDF

Naslednji korak - Zaključek

Pisanje poročila

Pisanje poročila vključuje raziskavo in nato objavo rezultatov te analize. V strokovnem svetu je 'videz' ali videz tega, kar objavljate, najpomembnejše. Očesu prijazen končni rezultat bi lahko okrepil vaš ugled in okrepil vašo osebno blagovno znamko.

Spodnji koraki vam bodo predstavili strokovne funkcije v programu Microsoft Word 2016. Veliko časa porabite za načrt. Začnite s temi smernicami ...

1. korak: Odločite se o namenu

Preden začnete poročilo, morate najprej vedeti, zakaj ga sploh pišete. Poročila so različnih vrst, vendar so namenjena obveščanju ali prepričanju. Lahko je opisan tehnični postopek, izmenjava osnovnih informacij ali prikaz napredka pri projektu.

Vprašaj se - Kaj in Zakaj . To vam bo pomagalo razčleniti namen do ene glavne točke in se ga držati, namesto da bi nadaljevali z nepotrebnimi podrobnostmi.

2. korak: Prepoznajte svojo publiko

Drugi pomemben vidik je oceniti svoje občinstvo. Ali bodo lahko razumeli, o čem govorite? Ali obstajajo različni bralci, ki bodo poročilo prebrali? Bralčevo znanje o tej temi bo močno vplivalo na informacije, ki jih morate vključiti.

Odločite se za primarno občinstvo in nato poročilo napišite na ustrezni tehnični ravni. Sekundarno občinstvo je mogoče podpreti z dodatnimi informacijami na koncu poročila.

3. korak: Spoznajte svojo temo

Morate vedeti, o čem govorite. Zato raziščite temo in vključite vse ustrezne informacije, da dokažete svojo trditev. Poskrbite, da boste prišli do zaključka na podlagi dejstev in ne osebnega mnenja. Informacije morajo biti pravilne, aktualne in dobro referenčne.

Uporabite tudi različne vire, kot so revije, časopisni članki, knjige, spletna mesta, brošure, surovi podatki, letna poročila in govori, da podprete svoje stališče. Samo ne držite se Wikipedije.

4. korak: opišite poročilo

Opravili ste raziskavo. Obstaja vrsta informacij, ki čakajo na tipkanje in tiskanje. Ampak počakaj! Ne utopite se, preden vstopite v vodo. Pripravite končni oris poročila, ki bo tabela načrtovanih poti, ki vam bo pomagala krmariti od začetka do konca. Obris je načrt. Omogočil vam bo pogled na deželo iz ptičje perspektive in vam pokazal, kje morate vnesti podrobnosti.

Struktura poročila o ideji lahko vključuje naslednje elemente:

  • Naslovna stran
  • Povzetek
  • Kazalo
  • Uvod
  • Telo poročila
  • Zaključek
  • Priporočila
  • Dodatek
  • Bibliografija in referenca

Microsoft Word Okvir dokumenta je zmogljiva funkcija, ki vam lahko pomaga organizirati dokument, še preden ga začnete polniti z raziskavami. Izkoristite predloge za razmišljanje in ustvarjanje miselnih načrtov tudi.

5. korak: Napišite, uredite, lektorirajte in dokončajte

Ko strukturirate poročilo, je čas, da glave zapolnite z vsebino. Osebno se mi zdi najbolje, da se lotim malo vsakega razdelka in ga nato napolnim z informacijami. Če želite, lahko to storite ali dokončate vsak razdelek, ko se spustite po strukturi poročila. Poskrbite, da se najprej osredotočite na predstavitev svojih zamisli in uporabite podporne dokaze, ne pa na črkovanje in slovnico. Opišite svojo trditev in napišite nekaj stavkov, ki podajajo vaše glavne ideje. Če najdete nekaj, kar je vredno citirati, citirajte.

Ko je večina vašega besedila napisana, je zdaj čas, da ga preberete in se prepričate, da dobro teče. Poskrbite, da boste bralčevo razumevanje vodili s prehodnimi besedami, kot so 'Te informacije kažejo ...', 'Z drugimi besedami ...', 'Podobno ...' in poudarite pomembne in ključne točke.

Končno si vzemite čas za lektoriranje, preverite slovnico in črkovanje in dvakrat preverite vse pomembne informacije in njihov logični tok. Najbolje je, da pustite vsaj en dan, da preverite in lektorirate svoje delo. Ne poskušajte ga urediti takoj, ko mislite, da ste končali, saj boste brali, kar ste napisali. Naspajte se in naslednji dan lektorirajte.

Seznam poročil

Preden predložite ali predate poročilo, na katerem ste tako trdo delali, se prepričajte, da ste naredili naslednje:

  • Naslovna stran je dopolnjena z naslovom, vašim imenom, datumom, komu je poročilo namenjeno in možnim opisom poročila.
  • Stran z vsebino ima ustrezne naslove in številke strani so pravilne.
  • Poskrbite, da uvod zajema ključne točke, obseg poročila in cilj, ki ga želi doseči.
  • Napise ste dodali nad tabele in pod slike/grafe.
  • Ali vsebina poročila podaja informacije na jasen način, logično, dejansko, ostaja pri temi, je bistvo?
  • Ali sklep navaja rezultate, povzema glavno idejo in ne vključuje novih informacij?
  • Ali so naslovi in ​​podnaslovi jasno označeni?
  • Ali so citati ustrezni, posodobljeni in pravilno omenjeni?
  • Ali ste po potrebi uporabili prelome strani?

Zdaj pa zaženimo Microsoft Word in vas popeljemo skozi funkcije, ki vam bodo pomagale sestaviti osnutek vašega poročila in ga predstaviti kot strokovni dokument.

Uporabne funkcije programa Microsoft Word za pisanje poročil

Vzemite te nasvete kot ugriz in jih obvladajte enega za drugim.

Microsoft Word je velika havbica s številnimi maticami in vijaki. Osredotočimo se na ključne sklope spretnosti in orodja, ki jih boste potrebovali za načrtovanje, pripravo in predstavitev strokovnega poročila. Funkcije programa Microsoft Word, ki jih bomo obravnavali spodaj, so tudi bližnjice do produktivnosti, ki vam bodo olajšale delo.

Nasvet: Če želite izvedeti več o novih funkcijah zbirke Office, uporabite pomočnika »Povej mi« v programu Microsoft Word 2016.

Začnimo s tremi predhodnimi orodji ...

Uporabite posebno pasto

Za večino od nas, ko moramo kopirati besedilo ali sliko v Word, se bližnjica CTRL+V dobro obnese. Včasih pa želimo kopirane podatke prilepiti v drugo obliko, na primer Excel podatke kot sliko. S Posebno lepljenje Ukaz lahko zavržete ali določite obliko, ko sliko, predstavitvene podatke, tabelo ali predmet iz katerega koli drugega programa prilepite v Word.

Veliko boste delali z Excelovimi tabelami in grafikoni v strokovnem dokumentu.

Če samo kopirate, kar želite, in kliknete prilepi, boste opazili, da bodo podatki vstavljeni kot tabele. Če pa želite prilepiti veliko območje celic in ga ne želite urediti, ga lahko prilepite kot sliko z dodatno možnostjo za urejanje.

V Microsoft Excel: Izberite in označite celice, ki jih želite kopirati> Pritisnite CTRL+C.

V Microsoft Word: Pojdi do Domov> Prilepi> Posebno lepljenje . Izberite Posebno lepljenje in v pogovornem oknu izberite Objekt delovnega lista Microsoft Office Excel .

Podatke lahko spremenite, kot da so slike, in če dvakrat kliknete, boste lahko urejali vrednosti. Tabelo ali grafikon lahko spremenite in ga preoblikujete. Če posodobite podatke v grafikonu ali tabeli v Excelu, lahko grafikon samodejno osvežite v Wordu.

Preizkusite tudi kontekstni meni z desnim klikom. Pojavi se poseben meni Prilepi:

Več jih je možnosti za uvoz podatkov iz Excela v Word . The Podpora za Microsoft Office stran jih tudi podrobno opisuje.

Uporabite raziskovalca

Da, obstajata Google in Wikipedia. Toda nenehno preklapljanje iz Worda v brskalnik lahko ovira vašo produktivnost. Office 2016 prinaša močno raziskovalno integracijo v to neumno delo. Raziskovalec vam lahko pomaga ne le pri iskanju vsebine v programu Microsoft Word, temveč tudi pri hitrem dodajanju citatov. Z grafikonom znanja Bing poišče pravo vsebino, ki podpira vaš dokument.

Pojdi do Trak> zavihek Reference in c Izberite Raziskovalec . Na desni se odpre podokno z možnostmi iskanja.

Vnesite ključno besedo za temo, ki jo želite poiskati, in pritisnite Enter.

Podokno z rezultati prikazuje seznam virov, ki jih lahko uporabite v svojem dokumentu. Izberite temo, ki jo želite podrobno raziskati.

Temo dodajte v dokument Microsoft Word s klikom na znak plus v zgornjem desnem kotu. Če želite navesti vir v svojem raziskovalnem dokumentu, lahko tudi kliknete znak plus. Navedeni vir vam pomaga podpreti vaše raziskave s spletnimi viri in knjigami.

Kot bomo videli kasneje, je označena bibliografija eden najtežjih delov dokumenta. Raziskovalec je inteligenten pomočnik, ki vstopi.

Zamrznite del svojega Wordovega dokumenta

Vzemimo za samoumevno, da bo vaše strokovno poročilo dolgo in zapleteno delo. Okno Word lahko razdelite na dve podokni, tako da si lahko hkrati ogledate dva različna dela dokumenta. To je dragocen prihranek časa, ko želite kopirati in prilepiti dele z enega mesta na drugega ali se sklicevati na en del dokumenta, medtem ko delate na drugem.

Pojdi do Trak> zavihek Pogled> Razdeli .

Če želite odstraniti razcep, kliknite na Odstrani Split na istem zavihku.

Skupina Windows vam ponuja več možnosti za spreminjanje načina dela z dvema ali več dokumenti. Lastnosti so samoumevne.

Za pomikanje po obeh dokumentih hkrati kliknite Sinhrono drsenje v skupini Okno na zavihku Pogled. Lahko tudi kliknete na Pogled drug ob drugem dva dela dokumenta postaviti drug poleg drugega.

Nasvet: Uporabite razdeljen pogled za prikaz dveh različnih postavitev - na primer tiskanje in oris. Nastavite razdelitev. Nato v podoknu, ki ga želite spremeniti, izberite drugo postavitev na zavihku Pogled.

Delajte na postavitvi in ​​oblikovanju

Predstavitev poročila je tisto, kar nekoga prepriča, da poročilo prebere, zato je ključno, da je vaše poročilo dobro predstavljeno. Kaj bi izbrali, če bi imeli na izbiro štiri poročila?

  1. Ročno napisano poročilo.
  2. Črno -beli dokument, natisnjen.
  3. Poročilo, natisnjeno na običajnem barvnem papirju A4.
  4. Barvno natisnjeno poročilo z privlačno naslovno stranjo, lepo omejeno in gladko?

Četrto poročilo boste izbrali, ker vas bo k njemu potegnilo že samo zaradi vizualnega videza.

Sprednji pokrov ni edini razlog. Dobro zasnovano poročilo je lažje brati. Lažje je tudi skenirati, če nimate časa za branje. Zato morate nekaj časa porabiti za glavo in nogo ter različne sloge in teme. Skratka - oblikovanje vsakega elementa poročila.

Oblikovanje se morda zdi težko opravilo, vendar je zabavna vaja, ki bo razgibala vse vaše ustvarjalne mišice. Ključni odvzemi bodo spretnosti, ki jih boste lahko uporabili za vse, kar je v Microsoft Officeu. In prihranili boste čas z vsemi nasveti o produktivnosti, ki ste jih izvedeli tukaj.

Microsoft Word 2016 ima bogat nabor funkcij. To so le nekateri načini, po katerih se lahko vaše poročilo razlikuje od ostalih in postane profesionalno. Torej, razčlenimo veščine postavitve in oblikovanja.

Ta razdelek bo po korakih zajemal te funkcije:

  • Začnite z naslovno stranjo
  • Naredite kazalo
  • Ustvarite glavo in nogo
  • Dodajte številke strani

(Oblikujte vsebino)

  • Izberite prave pisave
  • Oblikujte odstavke
  • Prelomi nadzorne strani
  • Uporabite sloge in teme
  • Napisi
  • Uporabite hitre dele
  • Okrasite z obrobami strani

1. Začnite z naslovno stranjo

Prva stran je prva stična točka z bralcem. To je tudi vaša priložnost, da naredite ugoden vtis. Naj vam pomanjkanje umetniških veščin ne bo izgovor, ker Word prevzame delo z vgrajeno galerijo naslovnih strani. Vse, kar morate storiti, je, da se poročite s temo poročila.

Microsoft Word 2016 vam ponuja 16 vnaprej oblikovanih predlog in še trije na spletnem mestu Office.com.

Pojdi do Vstavi> Skupina strani> Naslovna stran .

Naslovna stran se privzeto prikaže na začetku dokumenta.

Ker je na voljo le 16 'uradnih' predlog, boste morda ugotovili, da imajo vsi drugi vrstniki enako naslovno stran. Torej, zakaj je ne bi prilagodili in naredili nekoliko bolj edinstveno.

Ti lahko oblikujte naslovno stran (ali naslovno stran) v programu Microsoft Word to je lahko izvirnik v kupu. Shranite ga kot predlogo ali preprosto spremenite obliko na hitro.

2. Naredite kazalo

Naključni bralci skenirajo. Dobri bralci najprej skenirajo, nato pa se globoko potopijo. Kazalo vsebuje točke, ki pomagajo obema. Ko bi bil to dolg in zapleten dokument, ne bi raje preverili postavitve zemljišča, preden se odpravite v razdelek, ki vas zanima?

Razmislite o kazalu vsebine (TOC), če je vaš dokument dolg več kot 10 strani. Najprej se prepričajte, da vam ni treba preuredite vse strani v dokumentu preden ustvarite TOC.

V Microsoft Wordu vam ni treba ročno napisati celotnega TOC -a. Tam je Kazalo vsebine avtomatsko orodje pod Reference zavihek, ki vzame vaš oris in ga oblikuje za vas. Prav tako ga lahko preprosto posodobite, če želite nekaj spremeniti.

Obstajajo tudi predloge, ki jih lahko prenesete in jih prilagodite naravi vsebine. Na primer, TOC za diplomsko delo se bo razlikoval od letnega poročila podjetja.

Imamo celotno vadnico kako ustvariti stran kazala vsebine v Wordu .

Bistvo tega je naslednje:

Ustvarite oris in uporabite sloge naslovov za organizacijo hierarhije. Uporabite samodejno orodje TOC za sloge naslovov. Word 2016 poišče te naslove in nato v dokument vstavi kazalo. Nato lahko samodejno posodobite TOC, če spremenite dokument.

Za več praktičnega nadzora lahko uporabite tudi Priročnik Vsebina slog. Word vstavi besedilo nadomestnega mesta in vsako vsebino na seznamu morate vstaviti in oblikovati.

Glave in noge so pomembne v poročilih, saj je njihov glavni namen zagotoviti informacije o poročilu na vsaki strani. To so skupna območja prikaza številk strani. Glava dokumenta mora vsebovati naslov poročila in po možnosti ime osebe, ki ga je ustvarila. Naslov trenutnega razdelka je v pomoč.

Noga mora po drugi strani vsebovati številke strani, datum objave in druge potrebne administrativne podatke. Upoštevajte, da nekateri slogovni vodniki imajo posebne smernice za glave in noge .

Začnimo z glavo v dokumentu in mu dajmo edinstven videz.

Izberite Vstavi , nato izberite eno ali drugo Glava ali Noga iz skupine. Vgrajena galerija prikazuje več možnosti, med katerimi lahko izbirate.

Prostor glave in noge je vstavljen v dokument z nadomestnim besedilom ali tabelo. The Orodja za glavo in nogo odpre na traku za druga oblikovalska dela, na primer datum, uro ali sliko.

Vnesite besedilo in izberite Zaprite glavo in nogo .

Začnete lahko s prazno glavo in nogo. Če imate oblikovalske sposobnosti, uporabite Orodja za glavo in nogo oblikovati svojega. Obvladajte prostor glave in noge, če želite ustvariti pisemske glave po meri za svojo organizacijo. Na vrhu lahko uporabite elemente blagovne znamke, kot so logotipi podjetij ali organizacij, na dnu pa lepo oblikovane opombe

Poskusimo in spremenimo eno od vgrajenih glav. Sem izbrala Fant iz galerije.

Končni videz je trajal dve minuti, skupaj s preprostimi besedilnimi učinki in ikono iz galerije ikon Microsoft Office.

Glava in noga sta na svojem mestu. Kako pa veste, kje ste v dokumentu? Številke strani vnesite kot naslednji pomemben smerokaz.

4. Dodajte številke strani

Številke strani najbolje izgledajo v nogi (za razliko od glave kot na zgornji sliki). Osnovno številko strani lahko dodate iz Vstavi> Številka strani gumb na traku. Dodate ga lahko tudi iz Oblikovanje zavihek, ki se prikaže, ko dodate glavo in nogo.

Imate velik nadzor nad številkami strani. Izbirate lahko med številnimi oblikami številk in jih prilagodite svojim potrebam. V tem primeru dodamo številko v nogo, lahko pa jo postavite na vrh ali celo na robove. V tem primeru sem spodaj levo postavil številko strani. Vendar bi rad spremenil privzeti videz in obliko.

Na primer: uporaba 'strani X v XXX' omogoča boljši kazalnik v dolgem dokumentu.

Izberite številko strani. Pojdi do Vstavi> Hitri deli . V spustnem meniju izberite Polje . Do pogovornega okna Polje lahko pridete tudi na zavihku Oblikovanje glave in noge.

Izberite NumPages z dolgega seznama imen polj. V polju na desni lahko izberete določeno obliko. Izbral sem običajne 1, 2, 3. Kliknite v redu , in prikazalo se bo število strani. Zdaj morate le dodati besedilo, na primer stran X v XXX, in spremeniti videz številk z običajnimi orodji za oblikovanje besedila, ki so na voljo na zavihku Domov.

Zdaj izgleda takole:

Oblikujte pogled na katero koli številko strani v dokumentu, Word pa samodejno posodobi vse preostale. Številke strani so najpogostejši elementi v nogi, lahko pa vsebujejo tudi druge podatke, kot je glava. Iz možnosti v skupini Vstavi lahko v glavo ali nogo dodate datum in čas, podatke o dokumentu, slike in drugo.

Nato gremo na oblikovanje vsebine.

Vizualni žreb vašega strokovnega poročila je skupaj z 'polepšanjem', ki ga uporabite za vsebino. Oblikovanje je tudi bistven korak za dokument, ki dobro teče. Zato morate veliko energije nameniti izbiri prave pisave, prostora za odstavke in barv.

Ne skrbite. Tudi umetniško izzivanim se bo ta del zdel lahek, saj je Microsoft Word opremljen s privzetimi temami in vizualnimi slogi. Začnimo z najosnovnejšim elementom dokumenta.

5. Izberite in oblikujte pravo pisavo

Vaš izbira pisave v strokovnem poročilu Word ne določa le, kako besedilo izstopa, ampak tudi, kako je natisnjeno. Za največji učinek želite oboje.

Pisavo (tj. Vizualni videz pisave) lahko uporabite za celoten dokument ali za določene dele dokumenta. Vse možnosti pisav so na voljo na zavihku Domov. Pojdi do Domov> Pisava .

Privzeta pisava v programu Microsoft Word 2016 je Calibri. Poglejte čez to, saj imate na izbiro veliko drugih. Če izberete Times New Roman, vas bodo morda smatrali za lenega, če izberete Windings, no ... mislim, da tega ne rabim razlagati. Zato izberite pisavo, ki je enostavna za branje in ustreza poročilu. Če želite igrati varno, izberite enega od teh Googlove pisave profesionalnega videza ; so na voljo brezplačno.

Nasvet: Baskerville in Georgia sta dobra alternativa preveč uporabljanemu Times New Roman

Poskusite z drugačnim seznanjanjem pisav za besedilo in naslove (in podnaslove). Več spletnih mest, kot so FontJoy in TypeWolf vam bo pomagal eksperimentirati s seznanjanjem pisav. Ti lahko prenesite in uporabite pisave po meri tudi. Toda zapomnite si pravilo palca-v dokumentu nikoli ne uporabljajte več kot treh različnih pisav.

Za dodatno piškotke poskusite z spustite pokrovček, da izboljšate besedilo .

6. Oblikujte odstavke

Če želite, da imajo vrstice dvojno ali enojno, morate spremeniti obliko odstavkov. S spreminjanjem presledka lahko olajšate branje dokumenta ali ustvarite vtis, da je daljši in da ste vanj vložili več dela.

Če želite spremeniti odstavek za celoten dokument, je najbolje, da izberete vsak blok besedila; v nasprotnem primeru se bodo tudi glave uporabljale v poročilu. Druga boljša možnost je, če prilagodite poseben slog, ki ga uporabljate za oblikovanje odstavka.

Če želite to narediti, pojdite na Domov > Slogi . Z desno miškino tipko kliknite slog, ki ga želite spremeniti, in izberite Spremeni . Kliknite na Oblika> Odstavek ki je na dnu pogovornega okna. Zdaj spremenite razmik, zamik in poravnavo odstavka. Kliknite v redu zapreti pogovorna okna.

Ko želite spremeniti manjši del dokumenta , izberite, kaj želite spremeniti. Z desno miškino tipko kliknite označeno besedilo in izberite Odstavek . Prikaže se isto pogovorno okno kot zgoraj.

7. Prelomi nadzorne strani

Prelom strani - že po svojem imenu - razdeli neprekinjen blok besedila na dve strani. Prelomi strani so pomembni strukturni elementi za dolge dokumente. Word samodejno vstavi prelom strani na koncu strani. Toda v dolgem dokumentu lahko prelome strani postavite tam, kjer jih želite.

Če želite vstaviti ročni prelom strani, kliknite Vstavi> Prelom strani. (Bližnjica na tipkovnici: CTRL + Enter)

Ko kliknete na Pokaži/skrij ukaz v Skupina odstavkov .

Kaj pa, če želite na strani ali stolpcu obdržati kup vrstic skupaj in jih zaradi preloma strani ne ločiti? Postavitev je pod vašim nadzorom. Kliknite drobno puščico, ki jo vidite v spodnjem desnem kotu skupine Odstavek.

V Polje odstavka, kliknite Prelomi vrstic in strani. Izberite med temi štirimi možnostmi razvrščanja po straneh:

  • Vdova/sirota kontrolnik postavi vsaj dve vrstici odstavka na vrh ali dno strani.
  • Nadaljujte z naslednjim preprečuje prekinitve med odstavki, ki jih želite ostati skupaj.
  • Držite črte skupaj preprečuje prelome strani sredi odstavkov.
  • Prelom strani prej doda prelom strani pred določenim odstavkom.

Pokazali smo tudi kako odstraniti prelome strani ko je potrebno.

8. Uporabite sloge in teme

Slogi in teme so morda dve izmed manj porabljenih funkcij v programu Microsoft Word. Mislim pa, da bi jih morali uporabiti ob vsaki priložnosti, da prihranite veliko časa.

Kakšna pa je razlika med temo in slogom? Microsoft pravi:

Teme omogočajo hiter način spreminjanja celotne barve in pisav. Če želite hitro spremeniti oblikovanje besedila, so Word Slogi najučinkovitejša orodja.

Ko teme torej nadzorujejo splošni videz z barvami, učinki in pisavami - začnite najprej z dobro temo za svoj dokument. Potem , s Slogi pobrskajte po določenih delih, za katere želite spremeniti videz.

Za Teme: Pojdite na Oblikovanje zavihek. Izberite temo iz galerije. Ogledate si lahko predoglede, kakšna je barvna kombinacija.

Za Slogi: Izberite del besedila, ki ga želite spremeniti. Pojdite na Slogi skupino na Domov zavihek. Ogledate si lahko predoglede, kako izgledajo. Izberite slog, ki ustreza vaši vsebini. Na primer, izberite slog naslova za naslove v svojem dokumentu. Ali pa poseben slog za vse citate. Prav tako lahko spremenite obstoječi slog in ustvarite nove sloge iz nič.

9. Napisi

Vsaka slika, grafikon ali ilustracija potrebuje napis, ki jo jasno opisuje. Gre za eno vrstico besedila, običajno pod grafiko. Napisi so tudi pomembna referenca, ko jih morate omeniti na drugem mestu. Številni dokumenti izpuščajo te majhne podrobnosti.

Napis je enostavno dodati. Z desno miškino tipko kliknite ilustracijo, ki ji želite dodati napis. Izberite Dodaj napis .

V pogovornem oknu dodajte besedilo napisa in konfigurirajte preostale možnosti. Napise je mogoče samodejno sklicevati v Wordu.

10. Uporabite hitre dele

Strokovni dokumenti se lahko ponavljajo. Zato morate začeti uporabljati hitre dele za vsebino, ki jo uporabljate ves čas. Recimo, da k vsakemu dokumentu vključite pogodbeno klavzulo. Ali pa nekaj uvodnih informacij. Namesto ponavljajočega se kopiranja in lepljenja jih shranite kot hitre dele in jih znova in znova uporabite.

Hitri deli so tudi vrsta gradnik . Galerijo vseh blokov vsebine za večkratno uporabo si lahko ogledate v Organizator gradnikov .

Shranite in znova uporabite svoje hitre dele v dveh korakih:

  1. Izberite stavek, stavek ali drug del dokumenta, ki ga želite shraniti v galerijo.
  2. Pojdi do Vstavi> Skupina besedila> Hitri deli> Shrani izbor v galerijo hitrih delov . Spremenite ime in po želji dodajte opis. Kliknite v redu .

Prav tako preprosto lahko znova uporabite shranjeni delček vsebine.

Kazalec postavite na mesto, kjer želite vstaviti izbor iz galerije hitrih delov. Pojdi do Vstavi> Besedilna skupina> Hitri deli . Nato kliknite stavek, frazo ali drugo shranjeno izbiro, ki jo želite znova uporabiti.

V meniju Hitri deli boste opazili tri druge kategorije.

Samodejno besedilo: Word 2016 je ohranil staro Samodejno besedilo funkcijo. Deluje kot hitri deli za kateri koli blok besedila, ki ga veliko uporabljate. Primer: Opomba, ki jo želite uporabiti z vsakim dokumentom.

Lastnost dokumenta: Niz konstantnih lastnosti, ki jih lahko vključite v vsak dokument. Primer: ime podjetja ali avtor.

Polja: To so vnaprej določeni elementi, ki se samodejno posodabljajo. Primer: datum, čas, številke strani itd.

Ne pozabite, da lahko vnosi za lastnost dokumenta včasih vsebujejo podatke, ki jih ne želite deliti z vsemi. Zato pozorno spremljajte ta polja in po potrebi odstranite skrite osebne podatke.

11. Okrasite z obrobami strani

Robovi strani ne izgledajo dobro le na letakih in vabilih. Če so izvedeni pravilno, lahko dokumentu dodajo pridih razreda. V meniju Oblikovanje na traku so na voljo različni slogi in širine linij ter umetniške obrobe.

Pojdi do Oblikovanje> Obrobje strani.

V Meje in senčenje polje, uporabite Meja strani za oblikovanje obrobe.

Nastavitve so samoumevne. Poskusite Shadow ali 3-D s pravimi barvami, da dodate subtilno, a elegantno obrobo. Umetniški slogi z obrobami iz umetnine so morda preveč grozni za profesionalne dokumente.

Uporabite štiri vogalne gumbe v Predogled okno za izbiro strani strani za risanje robov. Če želite odstraniti ali dodati obrobe, kliknite te gumbe.

Kazalec postavite na prvo stran dokumenta, če želite obrobiti le prvo stran. Okrog določenih strani v razdelku lahko postavite tudi obrobe. Kazalec postavite v razdelek - na prvo stran tega razdelka ali na naslednjo stran.

Reference in sodelovanje

Poročilo Word se lahko zdi kot neobvladljivo opravilo. To je kot organiziranje milijona kupov sena v majhne zloženke. Ideja je, da natančno veste, kateri sklad ima pin, ki ga iščete. Te funkcije so namenjene olajšanju.

1. Ustvarite kazalo

Pri pisanju velikih dokumentov, kot je poročilo, ki vsebuje veliko informacij, stran z vsebino morda ne bo dovolj. An Kazalo naj se prikaže na koncu dokumenta s številkami strani do ključnih besed in informacijami v poročilu. Ustvarite kazalo, ki bo bralcu pomagalo pri iskanju pravih informacij samo s številko strani.

Naredite kazalo, če ima vaš dokument več kot 20 strani. Microsoft Word 2016 ne dovoljuje, da vas proces preplavi. V bistvu ima dva dela:

  • Izberite besede ali podatke, ki jih želite vključiti v kazalo.
  • Kazalo postavite na pravo mesto v dokumentu.

Lahko se pomikate po končanem dokumentu in označite besede ali besedne zveze, ki jih želite vključiti v kazalo, ali pa jih označite med tem. V vsakem primeru izberite besedilo, ki ga želite uporabiti kot indeksni vnos, ali kliknite, kamor želite vnesti vnos.

1. Kliknite Reference > Označi vnos .

2. Uredite besedilo v Označi vnos indeksa pogovorno okno. Dodate lahko tudi podvnos, ki dodatno opredeljuje glavno besedo, ki ste jo uporabili v indeksu. Dodate lahko več stopenj, od katerih je vsaka pod glavnim vnosom zamaknjena.

3. Pod Opcije , lahko ustvarite tudi navzkrižno sklicevanje na drug glavni vnos. Bralec lahko to uporabi za sklicevanje sorodnih informacij drugje v istem dokumentu.

4. Uporabite obliko številke strani, da se odločite za prikaz številk strani v indeksu.

kako sestaviti izkaz poslovnega izida

5. Kliknite Mark označite vnos indeksa. Če želite označiti to besedilo povsod, kjer je prikazano v dokumentu, kliknite Označi vse .

6. Ponovite postopek za vse besede in besedne zveze, ki jih želite vključiti v kazalo.

Zdaj ste zgradili svoj indeks. Vstavite ga na pravo mesto proti koncu dokumenta.

1. Kliknite stran, kamor želite vstaviti kazalo.

2. Kliknite Reference> Vstavi kazalo .

3. The Kazalo se prikaže pogovorno okno. Tu se lahko odločite za oblikovanje besedilnih vnosov, številk strani, zavihkov in vodilnih znakov.

4. Izberite videz med različnimi oblikami na seznamu in preverite okno Predogled na desni. Ne pozabite, da okno za predogled ne prikazuje dejanskega indeksa. To je le 'simulacija', kako bo videti.

5. Kliknite v redu . Vaš indeks je zdaj pripravljen.

Včasih boste morda morali dodati več vnosov v indeks, potem ko ste ga vstavili na stran. Označite vnos in pojdite na Reference> Posodobi kazalo vključiti nove omembe.

Dodajte tudi naslov indeksa, ker Word tega ne stori samodejno.

2. Ustvarjanje bibliografij

Vaš dokument je skoraj končan. Zdaj morate pripisati vse drugo raziskovalno delo in ideje, na katere ste se sklicevali v svojem dokumentu. Čas je za bibliografijo.

Poročilo podjetja morda ne potrebuje bibliografije, vendar akademski članek brez njega ni končan. Bibliografija je eno najbolj mukotrpnih delovnih mest v akademskem poročilu. Preden sedite za oblikovanje bibliografije, morate urediti vse svoje citate. Odločite se tudi za slog navajanja (običajno MLA, KAJ , oz Čikaški slog ) v skladu s smernicami vašega predmeta.

Za izdelavo tega razdelka ne oklevajte in izkoristite generatorje citiranja in bibliografije tretjih oseb.

Toda Microsoft Word 2016 ima celoten nabor orodij, s katerimi je ta proces čim bolj neboleč. Torej pojdite na točko v dokumentu, kamor želite postaviti bibliografijo. Dobro je, če vključite vsaj en citat, vendar tudi če tega ne storite, vam Word 2016 omogoča uporabo navedbe nadomestnega znaka in pozneje izpolnite vire.

Kliknite Reference> Bibliografija .

Word ponuja nekaj bibliografskih slogov, ki se razlikujejo le po naslovih. Izberite ustrezen slog in nato vnesite citate iz gumba v Skupina za citate in bibliografijo .

Bibliografsko orodje ima nekaj korakov. Zaradi kratkosti vas bom usmeril k odličnemu Stran s pomočjo za Microsoft Office ki je vodnik po korakih.

Nekateri akademski članki vas bodo to prosili ustvarite označeno bibliografijo . To je bolj izpopolnjena različica bibliografije s seznamom citatov v revijah, knjigah, člankih in drugih dokumentih, ki jim sledi kratek odstavek. Odstavek je opis vira in kako podpira vaš članek.

3. Navzkrižno sklicevanje

Bralcu lahko pomagate pri krmarjenju po dolgem dokumentu. Na katerem koli mestu dokumenta lahko bralcu poveste, naj se obrne na naslov, številko strani, sliko, grafikon, opombo, končni opombo in odstavek. Navzkrižna povezava je lep način za povezovanje sorodnih informacij. Bralec mora le klikniti povezavo, da odpre ta delček informacij.

Tako začnete:

1. Izberite mesto za navzkrižno sklicevanje in vnesite besedilo, ki bralcu pove o tem. Na primer: 'Za prihodnje trende glejte grafikon 3.'

2. Pojdite na Vstavi> Navzkrižno sklicevanje .

3. V Referenčna vrsta kliknite spustni seznam, da izberete, s čim se želite povezati.

4. Možnosti v Vstavi sklic na spustni meni se bo spremenil glede na zgornjo izbiro.

5. V Za katero polje, pojdite skozi izbire in Wordu povejte natančne podatke, do katerih se lahko povežete.

6. Preverite Vstavi kot polje s hiperpovezavo za ustvarjanje hiperpovezave za referenčne informacije.

7. Kliknite na Vstavi vključiti navzkrižno sklicevanje v dokument.

Se spomnite, naša omemba napisov? Lahko uporabite sklicevanja na enačbe, slike, grafi in tabele, če ste pod njimi uporabili napise.

Word ne more ustvariti navzkrižne reference za nekaj, kar ne obstaja. Word vas bo obvestil o teh napakah in samodejno posodobil navzkrižne sklice, ko spremenite številko strani ali besedilo omenjenega elementa.

4. Uporaba komentarjev

Strokovno poročilo je lahko samotno delo ali pa lahko za pripravo prvega osnutka uporabite ekipo. Skromni Komentiraj je eno najbolj slabo uporabljenih orodij v Wordovem dokumentu. Prikazan je kot pravokotni barvni balon na robu ali v podoknu za pregled.

Komentare lahko uporabite kot majhne 'nalepke' ali samozapise. Med pisanjem, urejanjem in pregledovanjem poročila ali rokopisa pustite majhne zapiske zase. Bodite ustvarjalni - dodajte dodatne povezave do drugih virov, jih uporabite za nasvete in napotke, povežite se z različnimi deli dokumenta ali nastavite povezavo za povratne informacije za svoje bralce. In ko končate, lahko preprosto odstranite vse komentarje v Wordu .

Microsoft Word 2016 je tudi izboljšano orodje za pisno sodelovanje. Komentarji imajo veliko vlogo pri prenosu povratnih informacij v skupini. Takole deluje sistem komentarjev ...

1. Označite besedilo, ki mu želite dodati komentar, ali kliknite na koncu besedilnega bloka.

2. Pojdite na Vstavi> Komentiraj . V polje vnesite komentar. Komentarji se pojavijo na označevalnem področju na desni. Pogled postavitve tiskanja je običajno najboljši način za ogled komentarjev poleg besedila.

3. Pojdite na Pregled zavihek in si oglejte več možnosti za komentarje. Ta zavihek prikazuje tudi vse kontrolnike za sledenje spremembam in komentarjem v dokumentu o sodelovanju. Za prikaz ali skrivanje komentarjev uporabite možnosti označevanja. Na primer: Brez oznak bo skril komentarje in označevalno območje na desni.

Dokončajte svoje poročilo

Ko je večina poročila dokončana in shranjena, je čas, da poročilo dokončate. Ko rečem dokončati, ne mislim lektorirati. Tudi to je treba storiti. Zdaj morate sprejeti varnostne ukrepe za zaščito poročila pred nepooblaščenimi spremembami in plagiatorstvom.

Ti varnostni ukrepi bodo vaši elektronski datoteki dali dodatno stopnjo pristnosti, preden jo delite z drugimi.

Ta razdelek bo zajemal:

  • Podpisi
  • Vstavite vodne žige
  • Naj bo dokument 'samo za branje'
  • Dokument zaščitite z geslom
  • Natisnite dokument v PDF

1. Podpisi

Poročilo lahko dodate osebni podpis za osebni dotik. Toda preprost besedilni podpis ne potrebuje nobenega preverjanja pristnosti. Digitalni podpis je najboljši način za zaščito vašega dokumenta pred nepooblaščenim dostopom. Digitalni podpis potrjuje, da je dokument prišel od podpisnika in da na noben način ni bil prirejen.

Ustvarimo vrstico za podpis v programu Microsoft Word 2016.

V dokumentu postavite kazalec na mesto, kjer želite ustvariti vrstico za podpis.

1. Pojdite na Vstavi > Besedilo skupina > Linija za podpis in kliknite Linija za podpisovanje Microsoft Office .

2. Nastavitev podpisa se prikaže pogovorno okno. Izpolnite polja, kot je označeno. Če dokument pošiljate nekomu drugemu v podpis, dodajte navodila za podpisnika v polje, ki je zanj rezervirano ( Navodila za podpisnika ). Podpisnik lahko doda tudi namen podpisa, če Podpisniku dovolite dodajanje komentarjev v pogovornem oknu Podpiši je preverjeno.

3. Kliknite na v redu in dokument bo zdaj prikazal nadomestno mesto za podpis.

Vnesite podpis:

Ko morate podpisati dokument z digitalnim podpisom, pojdite na vrstico za podpis in ga kliknite z desno miškino tipko.

Pozvani boste k podpisu z digitalnim ID -jem. Če ga nimate, vam bo Microsoft naročil, da ga dobite pri partnerju za podpisovanje.

Če nimate digitalnega osebnega dokumenta, ga lahko preprosto vstavite besedilni prikaz vrstice za podpis . Uporabite lahko pisni podpis ali sliko, ki ne zahteva preverjanja pristnosti.

2. Vstavite vodne žige

Vodni žig Microsoft Word je 'ponarejen', a še vedno uporaben vizualni pokazatelj stanja dokumenta. Na primer, lahko uporabite vodni žig z napisom 'Osnutki', da ga ločite od končne različice dokumenta. Ali pa uporabite vodni žig, da predlagate, da je dokument „Avtorsko zaščiteno“ ali „Zaupno“.

Oznaka „Osnutek“ je najpogostejša. Toda Microsoft Word ponuja med izbiro več drugih vodnih žigov.

1. Pojdite na Oblikovanje > Ozadje strani in izberite Vodni žig . Gumb Vodni žig bo omogočen samo v pogledu Tiskanje.

2. Iz galerije lahko izberete sliko ali besedilni vodni žig. Na voljo sta vodoravna in diagonalna različica. V pogovornem oknu so vse možnosti prilagajanja za končni videz vodnega žiga. Preizkusite različne pisave, postavitve, velikosti in barve.

3. V besedilno polje lahko vnesete svoje besedilo, da ustvarite vodni žig po meri.

4. Izberite v redu za uporabo vodnega žiga v dokumentu. Word samodejno uporabi vodni žig na vsaki strani, razen na naslovni strani.

3. Dokumenti naj bodo samo za branje

Strokovnega poročila po svoji naravi bralcem ne bi bilo treba urejati. Pretvorba dokumenta v PDF je en način. Lahko pa uporabite še nekaj omejitev v programu Microsoft Word in preprečite kakršno koli nenamerno spremembo ali opustitev.

Obstajajo trije načini zaščite dokumenta.

Najprej - Naj bo vaš dokument samo za branje.

To zagotavlja, da je vaš dokument mogoče samo brati ali kopirati. Nikomur ne bo preprečilo kopiranja datoteke in spreminjanja kopije.

1. Pojdite na mapa zavihek> Informacije > Zaščitite dokument > Označi kot zadnjo.

2. Ko bralci odprejo dokument, bo vrstica na vrhu bralce pozvala, naj ta dokument obravnavajo kot samo za branje. Lahko pa kliknejo »Vseeno uredi«, da odprejo dokument v načinu urejanja.

Drugič - vaš dokument zaščiti z geslom.

Zaščitite svoj dokument pred neželenimi spremembami z ograjo za geslo.

1. Pod Zaščitite dokument , izberite Šifriraj z geslom . Vnesite geslo in kliknite v redu .

2. V potrdi geslo polje, znova vnesite geslo in kliknite v redu . Dokument se bo odprl z bralnikom, ki bo pozval geslo.

Microsoft uporablja AES (Advanced Encryption Standard), 128-bitno dolžino ključa, SHA1 (kriptografski algoritem za zgoščevanje, ki ustvari skoraj edinstven 160-bitni ključ za zamenjavo navadnega besedila) in CBC (šifriranje blokov), da hekerju omogoči dobro -zaslužen glavobol.

Tretjič - Omejite urejanje.

Ta kontrolna funkcija vam kot avtorju pomaga pri odločitvi, katere dele dokumenta lahko drugi urejajo in kateri bodo zaklenjeni. Pomislite na to kot na izstreljevalca, ki dovoljuje vstop VIP -om, sicer pa zapira vrata običajnim ljudem.

1. Pojdite na Pregled > Omejite urejanje .

2. Pod Omejitve urejanja , preveri Dovoli samo to vrsto urejanja v dokumentu in se prepričajte, da na seznamu piše Brez sprememb (samo za branje) .

Brez sprememb (samo za branje) je privzeta vrsta omejitve. Za drugačno raven omejitev za dokument kliknite meni in izberite možnost Spremljene spremembe, Komentarji ali Izpolnjevanje obrazcev.

3. Če želite nekatere odseke osvoboditi blokade urejanja, izberite razdelke za urejanje brez omejitev. Če želite izbrati več področij, kliknite CTRL pri izbiri območja z miško.

4. Lahko preverite Vsi pod Izjeme (izbirno) na plošči Omejitev urejanja. Ali pa kliknite Več uporabnikov … In dovolijo spreminjanje razdelkov samo določenim uporabnikom. Dovoljena območja bodo označena s kvadratnimi oklepaji.

5. Kliknite Da, začni uveljavljati zaščito .

Zdaj v polje, ki se odpre, vnesite edinstveno geslo. Za potrditev ga morate znova vnesti.

Geslo ni obvezno. Zagotavlja pa, da nihče ne more samo klikniti Ustavi zaščito in uredite dokument. Če ste še vedno paranoični, šifrirajte dokument Microsoft Word, kot smo to storili v drugem zgornjem postopku.

4. Natisnite poročilo v PDF

Prenosni format dokumentov ima številne prednosti. Nenazadnje je njegova združljivost med različnimi platformami na vseh računalnikih. Vaš dokument je pripravljen in zdaj ga morate dati v skupno rabo ali poslati za tiskanje. Številna strokovna poročila - na primer pravni dokument - morajo ohraniti obliko, kot je predvidena.

Shranite ali pretvorite kopijo v PDF. Microsoft Word 2016 ne potrebuje dodatkov drugih proizvajalcev.

Pojdi do mapa > Izvozi > Ustvarite PDF/XPS .

Ne pozabite, da lahko vaš Wordov dokument vsebuje občutljive podatke, ki jih ne želite vključiti v PDF. Pred objavo v PDF -ju ga odstranite. V Objavite kot PDF ali XPS okno, izberite Opcije . Nato izberite Dokument in jasno Lastnosti dokumenta . Nastavite vse druge možnosti, ki jih želite, in izberite v redu .

Poiščite mesto, kamor želite shraniti datoteko, in kliknite Objavi .

Naslednji korak ...

Blizu ste ciljne črte. Poročilo je pripravljeno za predajo vašim bralcem. Ostaja pa še eno zadnje delo.

Obrnite strani in se (še enkrat) prepričajte, da je vaše poročilo prijazno bralcem. Pristopite k njej z očmi bralca. Ste organizirali svoje misli in pisali prepričljivo? Ali informacije dobro prehajajo z grafikoni in ilustracijami? Ali lahko hitro poiščejo in hitro najdejo informacije? Je besedilo berljivo? Uporabite oceno berljivosti, da ocenite stopnjo berljivosti svojih dokumentov kot zadnji korak.

Morda ste tudi opazili, da nismo zajeli nekaterih vidikov programa Microsoft Word. Na primer, Tabele Microsoft Word so pomembno orodje za prikaz podatkov. Ali moč seznamov pri upravljanju informacij.

Microsoft Word je star več kot četrt stoletja in je opremljen z majhnimi funkcijami. Pri MakeUseOf smo pokrili vse kotičke te zveri. Torej, uporabite naše vire, če želite brezplačno izvedeti več o tej programski opremi. Vsak nova funkcija programa Microsoft Word naučeno vam bo olajšalo življenje.

Naj vaše poročilo zasije

Kot je rekel avtor Nathaniel Hawthorne,

Enostavno branje je prekleto težko pisanje

Ali to ne velja tudi za profesionalno pisanje poročil? Konec koncev, če mu dajo izbiro, ga nihče ne bo želel prebrati. Pisanje poslovnega poročila in njegova uporaba za komunikacijo sta dve različni stvari. Microsoft Word je samo orodje - vaša naloga je, da ga vključite.

Za nekatere alternative si oglejte najboljši spletni urejevalniki besedil . Za več pomoči pri profesionalnem pisanju pa si oglejte kako se opravičiti v e -pošti in to resno povedati .

Katere so najboljše prakse za pisanje strokovnih poslovnih poročil? Povejte nam v komentarjih.

Deliti Deliti Cvrkutati E-naslov Ali je vredno nadgraditi na Windows 11?

Windows je bil preoblikovan. Toda ali je to dovolj, da vas prepriča, da preidete z operacijskega sistema Windows 10 na Windows 11?

Preberite Naprej Sorodne teme
  • Produktivnost
  • Microsoft Word
  • Dolga oblika
  • Vodnik po dolgi obliki
O avtorju Saikat Basu(1542 objavljenih člankov)

Saikat Basu je namestnik urednika za internet, Windows in produktivnost. Potem ko je odstranil umazanijo MBA in deset let dolgo trženjsko kariero, zdaj strastno pomaga drugim izboljšati svoje sposobnosti pripovedovanja zgodb. Pazi na manjkajočo oksfordsko vejico in sovraži slabe posnetke zaslona. Toda ideje o fotografiji, Photoshopu in produktivnosti pomirjajo njegovo dušo.

Več od Saikat Basu

Naročite se na naše novice

Pridružite se našemu glasilu za tehnične nasvete, ocene, brezplačne e -knjige in ekskluzivne ponudbe!

Kliknite tukaj, če se želite naročiti