Home-theater-designers
Skupna raba dokumentov v storitvi Google Drive ni več nova. In izboljšalo se je šele, ko se delo na daljavo dotakne vseh koncev sveta. Za nas je to dobra novica, saj preprosta mapa v skupni rabi Google Drive odpira toliko idej za sodelovanje na različnih področjih.
Ali se še vedno lotiš tega? Teh deset nasvetov bi vam moralo danes pomagati pri boljšem upravljanju datotek v skupni rabi.
Osnove skupne rabe Google Drive
Lahko delite katero koli datoteko ali mapo. Vendar morate biti pozorni na ljudi, s katerimi delite, in na raven dovoljenj za skupno rabo, ki jih dovolite v storitvi Google Drive.
Dvominutni video povzema postopek.
Kot lastnik lahko drugim omogočite popolno lastništvo nad datoteko ali določeno raven dostopa do ogleda in urejanja.
- Lahko urejate: Preglednica za sodelovanje, na kateri delate s svojo ekipo.
- Lahko komentiram: Osnutek knjige, ki ga pišete. Drugi si lahko ogledajo datoteko in dodajo komentarje, ne morejo pa je urediti. Mape nimajo komentarjev.
- Lahko si ogledate: Vabilo na zabavo za vikend, ki ste ga pravkar naredili s predstavitvijo.
Tukaj je tabela, ki primerja dostop za gledalca, komentatorja, urednika ali lastnika:
Vir: Googlova podpora
1. Kako onemogočiti kopiranje, prenos in tiskanje datotek v skupni rabi?
Prepovedate lahko nalaganje, tiskanje in kopiranje datotek v skupni rabi. Funkcija naprednega upravljanja pravic do informacij odstrani te možnosti iz menija pregledovalnika. To je še ena plast nadzora nad vašimi dokumenti.
Odprite Google Drive. Izberite datoteko v skupni rabi in kliknite Deliti ikono v zgornjem desnem kotu.
Na Delite z ljudmi in skupinami pogovorno okno, dodajte ime sodelavcev. Raven dovoljenj sodelavcev nastavite na spustnem seznamu poleg polja z imenom. Dovoljenja za skupno rabo Google Drive so Urednik , Pregledovalnik , Komentiraj .
Pošiljanje obvestila in osebnega sporočila ni obvezno. Zdaj boste morda želeli onemogočiti prenos, tiskanje ali kopijo datoteke v skupni rabi. Kliknite ikono zobnika, da prikažete še dve dovoljenji, ki ju lahko počistite, da povečate zasebnost svojega dokumenta.
Vrnite se na prejšnje pogovorno okno s klikom na puščico in nato datoteko pošljite svojemu sodelavcu.
Gledalci bodo videli Možnosti izvoza so onemogočene obvestilo na vrhu menijev Datoteka in Urejanje. Možnosti Kopiraj, Natisni in Naloži so tudi za določene dokumente, preglednice in predstavitve zatemnjene.
Upoštevajte, da bodo tisti, ki imajo dovoljenje za urejanje, še vedno lahko naložili, natisnili in kopirali vašo datoteko, tudi če je ta nastavitev vklopljena.
2. Delite mapo z uporabniki, ki niso Googlovi
Vaši prijatelji in sodelavci ne potrebujejo Google Računa za ogled mape ali dokumenta Google Drive. Povabilo lahko pošljete na njihov e -poštni naslov. Ali uporabite povezavo za skupno rabo.
Uporabniki in sodelavci računa, ki niso Googlovi, si lahko datoteko ogledajo samo ne glede na dovoljenje, ki ste ga nastavili.
Skupna raba prek javne povezave je varnostno tveganje za občutljive dokumente, saj lahko do datoteke dostopa vsak, ki ima povezavo. Zato ga uporabite v javnem klepetu, e -pošti ali družabnih medijih le, če si lahko dokument ogleda kdor koli.
3. Prenesite mapo Google Drive v skupni rabi
Google Drive vam omogoča prenos celotne vsebine mape v skupni rabi kot arhiv ZIP. To je uporabno za shranjevanje lokalnih kopij dokumentov v skupni rabi. Struktura map z vsemi podmapami se hrani v arhivu.
zahteva deskriptorja naprave ni uspela Windows 10
Pojdi do V skupni rabi z mano V svojem Google Drive. Z desno tipko miške kliknite mapo in izberite Prenesi .
Uporabite lahko tudi ikona trojnih pik v orodni vrstici za prenos mape.
Če naložite Google Dokument, List ali Diapozitiv, se bo ta prenesel kot Officeov dokument. Vse druge datoteke bodo prenesene v izvorni obliki.
4. Prenesite lastništvo datotek na nekoga drugega
Obstaja veliko razlogov za prenos lastništva dokumentov na nekoga drugega. Mogoče bo kdo drug prevzel projekt. Mogoče te je kdo odpustil. Bolje je, da greste na dopust in želite le predati odgovornost za skupne dokumente. Postopek digitalne 'predaje' dokumentov in map Google Drive je enostaven.
Odprite Google Drive. Izberite mapo ali datoteko v skupni rabi v Dokumentih, Preglednicah ali Diapozitivih in kliknite gumb Deliti ikono v zgornjem desnem kotu. Če domnevni lastnik nima dostopa do skupne rabe ... povabite tako, da v polje »Skupna raba z ljudmi in skupino« vnesete e -poštni naslov. Potem Shrani .
mac os podaljšani dnevnik na računalniku
Kliknite spustni meni poleg imena osebe, ki ji želite lastiti datoteko ali mapo. Izberite Ustvari lastnika .
Po prenosu lastništva se vaša vloga iz lastnika zamenja v urednika. Pojavno sporočilo vas opozori, da bo 'novi lastnik obveščen in vas lahko odstrani. Prav tako lahko izgubite možnost spreminjanja nastavitev skupne rabe. '
Upoštevajte: Lastništva sinhronizirane ali naložene datoteke (na primer datoteke PDF ali slike) ne morete prenesti.
5. Kako zahtevati dostop do datotek v skupni rabi?
Ko poskušate dostopati do datoteke prek povezave v skupni rabi, se lahko prikaže sporočilo z napisom »Potrebujete dostop«.
Včasih lastniki delijo povezavo, preden nastavijo dovoljenja. Prav tako boste datoteko morda želeli odpreti z nadomestnim Googlovim ID -jem. Dostop je enostavno zahtevati z enim klikom.
Na namizju:
- Odprite povezavo do datoteke.
- Kliknite Zahtevaj dostop.
V mobilnih napravah:
Z aplikacijo Drive za Android ali iOS lahko zahtevate dostop z enim dotikom, ko se prikaže sporočilo »Do dokumenta ni mogoče dostopati«. Če zahtevate dovoljenje, boste lastniku poslali e -poštno sporočilo iz aplikacije. Lastniki datotek takoj prejmejo obvestilo o sistemu Android in iOS.
Prenesi: Google Drive za Android | ios (Prost)
6. Poiščite sodelavca
Deljenje dokumenta z 10 člani je preprosto. Če ga delite s 50 klici za več načrtovanja. Upravljanje datotek v skupni rabi pomeni tudi sledenje, kateri sodelavec dela na katerem dokumentu.
Pojdi do Ogled podrobnosti (Kliknite ikono 'I' v orodni vrstici). Prebrskajte po Dejavnost za hiter pregled datotek, ki ste jih nedavno dali v skupno rabo.
Kliknite na V skupni rabi z mano na levi stranski vrstici Google Drive. Dobili boste seznam vseh dokumentov, do katerih imate dostop.
Uporabite Iskanje Google Drive in njegove napredne filtre. Prednosti produktivnosti za tiste, ki poznajo Gmailove filtre, ne bodo presenetili.
Uporabite iskalno polje na vrhu Google Drive. Iskanje Google Drive prav tako išče v telesu dokumenta besede, ki jih želite iskati.
Iščete lahko prvih 100 strani vseh besedilnih dokumentov ali PDF-jev, ki temeljijo na besedilu. Iščete lahko tudi besedilo na prvih 10 straneh vseh slikovnih datotek PDF. Namesto kopanja po mapah uporabite to zmogljivo funkcijo za hiter dostop do datoteke.
V Google Drive pritisnite tipko poševnica naprej da postavite kazalec desno v iskalno polje. Kliknite puščico spustnega menija v iskalnem polju, da prikažete osnovne iskalne filtre. Če se naučite nekaj ročnih parametrov, lahko prihranite čas.
Na primer: Če želite poiskati dokumente, ki ste jih dali v skupno rabo z nekom, uporabite | _+_ |.
Googlova pomoč ima celoten seznam v razdelku »Napredno iskanje v storitvi Google Drive«.
7. Poenostavite skupno rabo z ustvarjanjem skupin stikov
Pri e -poštnih stikih vam članom skupine ni treba nastaviti posameznih dovoljenj za dokumente. Ustvarite lahko samo oznake, ki so zbirka stikov v določenih e -poštnih skupinah.
Prijavite se Google Stiki . Na levi stranski vrstici kliknite Ustvari oznako .
Dajte mu opisno ime glede na projekt skupine. Ali karkoli drugega, kar si olajša zapomnitev. Ti lahko imenske oznake po dovoljenjih da si jih boste lažje zapomnili. Vsak stik je lahko del več oznak.
Na primer: Project.view ali Project.edit
Vnesite oznake v polje za nastavitve skupne rabe datotek ali map v storitvi Google Drive.
8. Glejte Število ogledov v skupni rabi dokumenta
Google vodi zgodovino različic, vendar ni mogoče videti, kolikokrat je bil dokument v skupni rabi prikazan. Odgovor na to vprašanje sem dobil od starca Stack Exchange diskusija.
Predložite povezavo do dokumenta v http://goo.gl Storitev skrajšanja URL -jev in delite samo ta URL. Ta storitev ponuja informacije o tem, kolikokrat je bila ta povezava kliknjena, kar je približno tako blizu, kot lahko trenutno ugotovite, kolikokrat je bil vaš dokument dostopen.
Google je ustavil podporo za lastni skrajšalec URL -jev. Lahko uporabiš Bitly namesto tega. To je uporabno v primerih, ko bi dokument želeli javno dati v skupno rabo in preveriti odgovor. Upoštevajte, da se javni dokumenti in datoteke prikazujejo v rezultatih iskanja.
Nekaj idej za javno objavo:
- Naložite in delite e -knjigo.
- Preizkusite začetni odziv na ustvarjalni izdelek.
- Sprostite predstavitev diapozitivov za javni ogled (na primer SlideShare).
- Poiščite odprte izobraževalne vsebine.
Nasvet: Za iskanje javnih dokumentov lahko uporabite preprosto Google Site Search. Npr. spletno mesto za ključne besede: drive.google.com
9. Delite s Slackom
Če še ne delate s Slackom, je čas, da ga predstavite svoji ekipi. Obstaja veliko načinov, kako vaše priljubljene storitve delovati s Slackom. Integracija Google Drive je med priljubljenimi.
Slack vam omogoča uvoz datotek Google Drive in njihovo skupno rabo prek Slacka. Slack za lažje iskanje in sklicevanje indeksira tudi vse uvožene datoteke Google Drive. Datoteke niso shranjene v Slacku-še naprej ostanejo v vaših mapah Google Drive. Slack deluje kot vodnik.
Majhen primer: Prilepite povezavo do Googlovega dokumenta v klepetalnici Slack. Slack prikaže delček vsebine iz datoteke pod povezavo, ko je integrirana. To je bolj koristno kot samo deljenje slepih povezav.
Center za pomoč Slack prikazuje, kako lahko svoj Google Drive povežete s Slackom na dva preprosta načina.
10. Delite Google Dokumente iz Microsoft Officea
Google Drive proti Microsoft Wordu morda vsakodnevni boj dveh pisarniških apartmajev, vendar se dve moči končno lepo igrata. Datoteke Word, Excel in PowerPoint lahko naložite v Google Drive in z njimi delate v oblaku, kot v kateri koli drugi datoteki v skupni rabi Google Drive.
Vse posodobitve se shranijo v datoteke v izvirni obliki. Pisarniški dokumenti, shranjeni v pogonu Drive, so tudi nadzorovani glede na različico. Sledite lahko prejšnjim različicam Officeove datoteke ali se vrnete na starejšo različico.
najboljši način za skupno rabo fotografij na spletu
Če želite uporabiti posebna orodja za Google Drive, kot so dodatek ali prevodi, preprosto pretvorite Microsoftovo datoteko v Google dokument. V nasprotnem primeru vam ni treba spreminjati enega formata v drugega.
Skupna raba datotek v storitvi Google Drive je enostavna
Postalo je tudi enostavnejše. Še nekaj jih je Nastavitve Google Drive lahko spremenite za lažji potek dela. Preživite nekaj časa s funkcijami sodelovanja v storitvi Google Drive, saj je od tega odvisna harmonija skupinskega dela.
Kot most za sodelovanje bi moral biti Google Drive del vaše oddaljene nastavitve dela v domači pisarni ali kjer koli drugje po svetu.
Zasluge za sliko: sestavljanka avtor Rido prek Shutterstock
Deliti Deliti Cvrkutati E-naslov 6 zvočnih alternativ: najboljše brezplačne ali poceni aplikacije za zvočne knjigeČe ne želite plačati za zvočne knjige, je tukaj nekaj odličnih aplikacij, ki vam omogočajo, da jih poslušate brezplačno in zakonito.
Preberite Naprej Sorodne teme- Produktivnost
- Google Dokumenti
- Orodja za sodelovanje
- Upravljanje datotek
- Deljenje datotek
- Google Drive
- Shranjevanje v oblaku
Saikat Basu je namestnik urednika za internet, Windows in produktivnost. Potem ko je odstranil umazanijo MBA in deset let dolgo trženjsko kariero, zdaj strastno pomaga drugim izboljšati svoje sposobnosti pripovedovanja zgodb. Pazi na manjkajočo oksfordsko vejico in sovraži slabe posnetke zaslona. Toda ideje o fotografiji, Photoshopu in produktivnosti pomirjajo njegovo dušo.
Več od Saikat BasuNaročite se na naše novice
Pridružite se našemu glasilu za tehnične nasvete, ocene, brezplačne e -knjige in ekskluzivne ponudbe!
Kliknite tukaj, če se želite naročiti