Home-theater-designers
Microsoft Excel je odličen splošni program za preglednice. Glede na to, kako enostavna je za uporabo, se bodo pri ustvarjanju bolj zapletenih preglednic zagotovo pojavile napake.
Nekatere najpogostejše napake vključujejo zapletene odnose, skrite informacije, nerazumljive izračune ali preprosto napake. Za ustvarjanje in vzdrževanje dosledno dobrih datotek Microsoft Excel morate vedno upoštevati nekaj stvari.
Kako pripraviti dobro preglednico?
Prva stvar, ki jo morate storiti, je, da izberete organizacijski standard, preden začnete razvijati svojo preglednico. Če delate v profesionalnem okolju, bo ta organizacijski standard postavil podlago za vse uporabnike, ki bodo uporabljali/delali na vaši preglednici.
Skupni standard izboljša vašo komunikacijo z ekipo in prihrani čas pri razvoju.
ne vidim zunanjega trdega diska windows 10
Kljub temu je ključnega pomena, da ustvarite svojo preglednico z mislijo na prihodnost. Morate biti pripravljeni, saj boste zagotovo naleteli na primere, ki se jih niste zavedali, ko ste začeli nastavljati preglednico.
Če upoštevate prihodnje spremembe, lahko svoj delovni list naredite bolj trpežen. To pa pomeni, da izgubljate manj časa pri ustvarjanju nadomestnega delovnega lista.
Povezano: Kako delati z zavihki delovnega lista v programu Microsoft Excel
Izkoristite več delovnih listov
Morda boste presenečeni, ko veste, koliko strokovnjakov naredi to napako! Microsoft Excel ponuja več delovnih listov in pomembno je, da se naučite, kako jih uporabljati. Začeti morate tako, da na različne delovne liste vnesete različne vrste podatkov.
Za osnovne informacije lahko na primer uporabite prvih nekaj delovnih listov; naslednji izračuni se lahko uporabljajo za izračune, zadnji list pa se pogosto uporablja za rezultate in grafe.
Seveda se to razlikuje tudi glede na vrsto dela, ki ga opravljate, in kaj vam najbolj ustreza. Upoštevajte, da lahko več tabel na delovnem listu povzroči veliko težav, ko jih poskušate razvrstiti, vstaviti ali oblikovati celice.
Ko delate z ekipo, bo več delovnih listov, namenjenih različnim delom dela, vsem olajšalo razumevanje dogajanja.
Organiziranje pretoka informacij
Podatki naj tečejo od zgoraj levo do spodaj desno, svoje delovne liste pa morate organizirati tako, da sledijo tej strukturi. Vaša časovna premica mora biti dosledna na vseh vaših delovnih listih, saj bodo tako vsi lažje razumeli, kako deluje preglednica.
Ko upravljate tok informacij, se izogibajte navzkrižnih vzorcev, saj bralce odvrnejo. V zvezi s tem se izogibajte tudi kakršnim koli krožnim referencam.
Označevanje stolpcev in vrstic
Čeprav vas preprosta preglednica brez oznak morda ne moti (kot ustvarjalca delovnega lista), se lahko drugim uporabnikom zdi precej problematična.
Zato je pomembno, da začnete označevati svoje stolpce in vrstice s preprostimi imeni. Prepričajte se, da za iste vrste podatkov dosledno uporabljate ista imena.
Kaj se je treba izogibati pri pisanju formul?
Če ima vaša Excelova preglednica veliko formul, lahko naredite nekaj stvari, da bo videti bolj profesionalno. Najprej se izogibajte ponavljajočim se izračunom in formule izračunajte samo enkrat.
Če kopirate formulo, povečate možnost napak. Da ne omenjam, da če spremenite eno formulo, se dvojnik, ki ste ga naredili prej, ne spremeni. To lahko povzroči veliko zmedenih napak.
Če morate znova uporabiti popolnoma enako formulo, je bolje, da se vrnete na prvo stopnjo, kjer ste morali uporabiti formulo.
Poleg tega se vedno izogibajte uporabi fiksnih števil v formulah. Namesto tega bi morali za fiksne vrednosti uporabiti ločene vnosne celice in pri uporabi pri izračunih uporabiti sklice na to celico.
Dodatne stvari, ki se jim morate izogibati pri pripravi preglednic
Ena najpomembnejših stvari, ki se jim je treba izogniti pri uporabi programa Microsoft Excel, je možnost Združi celice . To je le redko dobra ideja, pogosteje pa se uporablja le za izboljšanje estetike. Če združite celice tabele, boste imeli večjo verjetnost, da boste imeli težave z referencami in izračuni.
zakaj se baterija mojega prenosnika ne polni
Eno največjih tveganj je, če se sklicujete na združeno celico. Ko se sklicujete na združeno celico, bodo vse celice del vaših izračunov, le ena od njih pa bo dejansko pravilna.
Druga stvar, ki se ji morate izogniti, je skrivanje podatkov, kot so vrstice, stolpci in celo delovni listi. To bo samo povečalo možnosti, da bodo drugi uporabniki pri delu z/na preglednici zamudili nekaj pomembnega.
Prihranite estetiko za konec
Excelove možnosti oblikovanja so obsežne, kar vam omogoča, da na različne načine prilagodite vrednosti celic po svojih željah. Izberete lahko različne obrobe, barve, teme in druge funkcije.
Nič ni narobe, če želite imeti posebno zasnovo svoje preglednice, toda ponavadi to za gledalca povzame informacije.
Če nameravate oblikovati svojo preglednico, jo ohranite dosledno v celotnem dokumentu. Dosleden in preprost slog oblikovanja bo bralcem olajšal razumevanje vaše preglednice!
Poleg tega je pomembno tudi ustvariti legendo in jasno pojasniti svoje vire. Na uradnem mestu se lahko naučite, kako pravilno ustvariti legendo grafikona v Excelu Microsoft Spletna stran.
Povezano: Kako dodati Sparklines v Excel
Naučite se, kako vaš Excel dokument izgleda profesionalno
Ustvarjanje in vzdrževanje dosledno dobrih datotek Excel ni tako težko, če poznate osnovne nasvete in zvijače. Nič ni narobe, če želite oblikovati svoj Excel dokument, vendar poskusite styling/estetiko pustiti za konec.
kako izbrisati sporočila na macu
Najprej morate ustvariti jasno in jedrnato preglednico, od začetka do konca. Po tem lahko svojemu Excelovemu dokumentu dodate nekaj natančne nastavitve, vendar ga poskušajte ohraniti preprostega in doslednega na vseh delovnih listih!
Deliti Deliti Cvrkutati E-naslov Kako najti in odstraniti krožne reference v ExceluTukaj je tisto, kar morate vedeti o krožnih referencah v Microsoft Excelu in kako ravnati z njimi, ko se pojavijo.
Preberite Naprej Sorodne teme- Produktivnost
- Preglednica
- Vizualizacije
- Microsoft Excel
- Nasveti za Microsoft Office
Logan je poskusil marsikaj, preden se je leta 2011 zaljubil v pisanje. MakeUseOf mu daje priložnost, da deli svoje znanje in pripravi uporabne in z dejstvi polne članke o produktivnosti.
Več od Logana TookerjaNaročite se na naše novice
Pridružite se našemu glasilu za tehnične nasvete, ocene, brezplačne e -knjige in ekskluzivne ponudbe!
Kliknite tukaj, da se naročite