Kako brez papirja s spletnimi orodji v pisarnah in domovih

Prekomerna odvisnost od papirja v pisarnah škoduje okolju. Poleg tega je varovanje občutljivih pisarniških dokumentov lahko težava. Posledično bi lahko bile kritične datoteke izpostavljene vsem, tudi naključnemu obiskovalcu.

Z odstranitvijo papirja iz pisarne se lahko izognete vsem tem tveganjem. Tukaj je nekaj spletnih aplikacij in nasvetov, s katerimi lahko svojo pisarno naredite bolj brez papirja.

1. Orodja za upravljanje obiskovalcev

Preklopite iz papirnega dnevnika obiskovalcev na spletni sistem za obiskovalce. Inovativna in robustna orodja za upravljanje obiskovalcev lahko upravljajo celoten proces upravljanja obiskovalcev pisarne.

Predverje v preddverju omogoča spremljanje vseh obiskovalcev, hkrati pa fotografirate in tiskate značke. Na voljo so tudi funkcije, kot so obveščanje gostiteljev, upravljanje evakuacije v sili in opozarjanje varnostnega osebja.

Proxyclick je rešitev v oblaku, ki vam pomaga nadzorovati tok ljudi. Orodje je prilagodljivo in sledi integriranemu pristopu, s katerim so sprednje mize učinkovite in občutljivi podatki varni.

2. Računovodske aplikacije

Upravljanje pisarniškega računovodstva na papirju je lahko naporno, zahteva veliko časa in je tudi zmedeno. S pomočjo računovodskih aplikacij lahko postopek naredite brez papirja, hitro in brez napora.

Računovodstvo žajblja je računovodska aplikacija, ki jo lahko uporabljate tudi brez računovodstva. Ko ga povežete s svojim bančnim računom, tok transakcij postane nemoten. S preprosto funkcijo poročanja lahko spremljate prodajo, nakupe in denarni tok.

QuickBooks je drugo spletno računovodsko orodje, ki vam omogoča samoocenjevanje DDV, davkov in plač zaposlenih. QuickBooks POS je razširjena izdaja, ki lastnikom malih podjetij omogoča, da brez papirja vodijo prodajalne na drobno.

3. Aplikacije za upravljanje projektov

Če nameravate papir uporabljati med fazo vodenja projekta, bi vas to zlahka stalo velike denarje. Če želite, da so vsi člani skupine na isti strani, morate natisniti več kopij iste datoteke. Vendar se lahko tem stroškom izognete in postanete okolju prijazni z orodji za upravljanje nalog ali projektov.

Orodje za upravljanje projektov Asana ima intuitiven uporabniški vmesnik, ki ga lahko vsak uporabi za dodeljevanje in sledenje nalogam. Aplikacija vam pomaga pri skupni rabi datotek v realnem času, komentiranju opravil in ustvarjanju digitalnih poročil.

Kliknite Up je drugo orodje za upravljanje projektov, ki omogoča integracijo številnih aplikacij drugih proizvajalcev. Ponuja tudi pogled na delovno obremenitev, ki vam pomaga slediti obremenitvi posameznih virov.

Povezano: Kaj je ClickUp? Najboljše funkcije upravljanja projektov

4. Orodja za seznam opravkov

Ali še vedno zapravljate samolepilne liste, da zapišete svoje naloge? Znebiti se ga morate in se odločiti za aplikacije s seznamom opravil.

Todoist vam omogoča, da vse naloge uredite na seznam. Omogoča tudi dodajanje razdelkov in podnalog za kategorizacijo vaših nalog. V tej aplikaciji lahko dodate tudi ravni prioritet in priljubljene oznake.

Karkoli omogoča dostop do vašega seznama opravil kjer koli v kateri koli napravi. Spomnil vas bo tudi, da v določenem času opravite pomembna opravila.

5. Aplikacije za beleženje

Ko postopek zapisovanja naredite brez papirja, lahko prihranite stroške beležnic in peresa. Poleg tega vam pred sestankom ni treba porabiti časa za iskanje beležnice v neredu na mizi.

Z aplikacijo za beleženje, kot je Evernote , lahko ohranite vse ključne informacije dostopne v vseh napravah, zahvaljujoč svoji funkciji spletne sinhronizacije. Oblikovanje zapiskov lahko tudi prilagodite ter jim po svoji izbiri dodate slike, zvočne datoteke in dokumente.

Simplenote omogoča dodajanje, ogled, urejanje in objavo zapiskov v obliki Markdown. Vi in vaša ekipa lahko delite vse zapiske v skupini za skupno delo in razmišljanje.

6. Orodja za skeniranje dokumentov

Če ste se odločili za brez papirja, bi morala biti vaša strategija izdelava digitaliziranih kopij obstoječih papirnatih dokumentov.

Uporaba Adobe Scan v pametnem telefonu za pretvorbo papirnega dokumenta v datoteko PDF. Aplikacija vam pomaga tudi pri upravljanju dimenzij datotek, poleg ponujanja funkcij, kot so obrezovanje, vrtenje, označevanje, podpisovanje in urejanje barv.

ABBYY FineReader PDF je napredni optični bralnik dokumentov, ki podpira več kot 190 jezikov in jih shrani v 12 različnih oblikah datotek. Poleg skeniranja natisnjenega in ročno napisanega besedila omogoča dodajanje komentarjev in podpisov.

Minili so časi, ko si moral natisniti poročilo in ga razdeliti prejemnikom. S pomočjo spletnih aplikacij za skupno rabo datotek lahko datoteke shranite v oblak in delite dostop samo z upravičenimi prejemniki.

Škatla omogoča shranjevanje in skupno rabo datotek in dokumentov v oblaku ob upoštevanju skladnosti industrije in pravilnikov o zasebnosti podatkov. Omogoča nemoteno sodelovanje med člani ekipe.

Uporabite lahko tudi Google Drive za varno shranjevanje pisarniških datotek in njihovo skupno rabo samo z nameravanimi prejemniki. Poleg tega vam orodje omogoča organiziranje datotek z uporabo različnih map.

8. Aplikacije za koledar

Koledarske aplikacije so postale neločljiv del poklicnega življenja. Vse vrste podjetij lahko koristijo uporabo koledarske aplikacije, namesto da zabeležijo sestanke v papirnatem dnevniku.

Koledarsko je spletna aplikacija za načrtovanje sestankov, kjer lahko profesionalno in učinkovito načrtujete sestanke. S to aplikacijo lahko avtomatizirate opomnik in nadaljnji postopek.

Google Koledar je priljubljen spletni koledar, kjer lahko obarvate koledarske vnose za organizacijo koledarskih dogodkov. Njegovo orodje za predloge pomaga samodejno izpolniti vnose, da prihrani vaš čas. V tem spletnem koledarju lahko preprosto uredite urnik katerega koli spletnega srečanja.

Povezano: Nasveti za izogibanje odlašanju in spoštovanje rokov

9. Digitalni sporazumi in orodja za e-podpis

Zdaj je čas, da zavržemo tiskane pravne dokumente. Pomaknite se v svet digitalnih sporazumov in e-podpisov, da prihranite papir in izboljšate delovno učinkovitost svoje ekipe.

Predlagajte je spletna platforma, ki omogoča sklepanje, sledenje, pošiljanje in e-podpisovanje vseh vrst pogodb, predlogov in sporazumov. Uporabite lahko vnaprej pripravljene predloge predlogov iz knjižnice vsebine te aplikacije.

PandaDoc omogoča racionalizacijo upravljanja pogodbe z enostavnim ustvarjanjem, urejanjem in podpisovanjem dokumentov. Ponuja storitve, kot so predlogi, ponudbe, pogodbe in obrazci - vse v digitalni obliki brez papirja.

10. Spletne aplikacije za faksiranje

Tudi če nameravate odstraniti vse fakse, to morda ne bo mogoče, če stranke vztrajajo pri njihovi uporabi. Pa vendar, spletne aplikacije za faksiranje vam lahko pomaga pri odstranjevanju papirja iz faksa. Te aplikacije bodo fakse preusmerile v računalnik, pametni telefon ali katero koli drugo napravo po vaši izbiri. Tako lahko tudi avtomatizirate faks in vsako leto prihranite na tisoče listov papirja.

RingCentral je spletna programska oprema za faksiranje, ki vam omogoča upravljanje dohodnih in odhodnih faksov na spletu, hkrati pa ponuja znatne prihranke. Uporabite lahko tudi HelloSign za pošiljanje in sprejemanje faksov ob ohranjanju zaupnosti in varnosti.

Pojdite na zeleno tako, da papir zamenjate s spletnimi orodji

Zdaj si lahko v mislih narišete jasno sliko, da nameravate brez papirja v pisarni ali doma, kjer koli delate. Izvajanje politike brezpapirnega delovnega mesta ne traja dolgo, če so vam na voljo zgornje spletne aplikacije.

kako odpreti bliskovni pogon v sistemu Windows 10

Znebiti se papirja je eden od mnogih načinov za odstranjevanje delovnega prostora in povečanje produktivnosti.

Deliti Deliti Cvrkutati E-naslov 10 načinov za povečanje produktivnosti z odstranjevanjem motenj na vaši delovni postaji

Ugotovite, kako vam delovna postaja brez nereda pomaga skrbno delati in pravočasno opraviti naloge.

Preberite Naprej Sorodne teme

Produktivnost
Spletna orodja
Digitalni dokument
Organizacija programske opreme

O avtorju Tamal Das(100 objavljenih člankov)

Tamal je samostojna pisateljica pri MakeUseOf. Po bogatih izkušnjah na področju tehnologije, financ in poslovnih procesov, ki jih je imel pri svojem prejšnjem delu v podjetju za svetovanje na področju IT, je pred tremi leti prevzel pisanje kot redni poklic. Čeprav ne piše o produktivnosti in najnovejših tehnoloških novicah, rad igra Splinter Cell in si ogleda Netflix/ Prime Video.

Več od Tamal Das

Naročite se na naše novice

Pridružite se našemu glasilu za tehnične nasvete, ocene, brezplačne e -knjige in ekskluzivne ponudbe!

Kliknite tukaj, če se želite naročiti