Home-theater-designers
Leta 1971 je bilo prvo elektronsko sporočilo poslano iz enega računalnika v drugega. Zdaj, 269 milijard e -poštnih sporočil pošiljamo vsak dan.
Nemogoče si je predstavljati, koliko teh e -poštnih sporočil je nepotrebnih. Koliko jih služi le za večjo zmedo. Da bi prejemnikom zagoreli še več pozornosti in potrpljenja.
Nekaj pa je gotovo: če bi več ljudi začelo učinkovito odgovarjati na e -poštna sporočila, bi bili vsi malo manj tesno vezani v nabiralnike in naša e -poštna tesnoba bi bila nekoliko manj izčrpavajoča.
Najbolj očitna rešitev tukaj ni samo 'vgrajen odgovor', ampak vgrajen odgovor pravilno . Pri vgrajenem odgovarjanju odgovorite v glavnem delu e -poštnega sporočila, namesto da svoje e -poštno sporočilo napišete iz nič.
Vgrajeno odgovarjanje je nekaj, kar večina od nas že občasno počne. Vendar bi morali odgovoriti v vrstici daleč pogosteje. Pri tem moramo upoštevati nekaj pravil, da bodo te zapletene niti e-pošte organizirane in enostavne za sledenje.
Na e -poštni naslov odgovarjamo napačno
Nasprotje od vgrajenega odgovora je tisto, kar se pogosto imenuje 'vrhunsko objavljanje'. Tu pritisnete odgovor na e -poštno sporočilo in začnete tipkati na vrhu besedilnega polja. Tako je sestavljena večina današnjih e -poštnih sporočil. Če pa se ne ukvarjate z izredno preprostimi e -poštnimi pogovori, lahko vrhunsko objavljanje povzroči vse vrste težav.
Prvič, pri vrhunski objavi sklicevanje na prvotno e -poštno sporočilo postane velika težava, ki vključuje brskanje po e -pošti, da bi našli tisto, kar iščete. Nato se morate pomakniti nazaj do e -poštnega sporočila, ki ga sestavljate, da bi morda parafrazirali tisto, kar ste pravkar našli, izven konteksta in pogosto manjkajo pomembne točke.
Včasih lahko prejemnik na vaše e -poštno sporočilo odgovori v povsem novi e -poštni temi, kar pomeni, da se vaš pogovor zdaj odvija v dveh ali več ločenih nitih.
Če ste v skupinskem pogovoru, so stvari še bolj zapletene. Spremljanje, kdo na kaj, kdaj in na kaj odgovarja tiste odgovori postanejo skoraj nemogoči podvig.
Odgovarjanje v vrstici je rešitev
Namesto vrhunskega objavljanja bi morali odgovoriti v vrsti - to je v telesu izvirnega e-poštnega sporočila. V Outlooku in Apple Mail -u si lahko ogledate izvirno sporočilo takoj, ko pritisnete reply. V Gmailu samo pritisnite tri pike na dnu zaslona za sestavljanje, da prikažete pogovor.
Nasvet: Če želite iz svojega odgovora v Gmailu odstraniti navpično vrstico »narekovaj«, označite celotno e -poštno sporočilo in kliknite ikono zamik manj gumb.
Vgrajeno odgovarjanje odpravlja težavo, da se morate pomikati po množici sporočil, ker je prvotno e -poštno sporočilo vključeno in ga je mogoče iskati v zadnjem sporočilu, ki ga prejmete v tem pogovoru. To pomeni, da je vse v kontekstu.
Poleg tega vam ni treba izgubljati časa pri seštevanju odgovorov drugih ljudi ali pri lepljenju izrezkov e-poštnih sporočil samo zato, da bi bili vaši odgovori smiselni. Z vgrajenimi odgovori je na voljo vse, na kar se lahko kadar koli obrnete.
In za teme, ki vključujejo več ljudi, je enostavno (če je pravilno opravljeno) razlikovati, kdo je kaj rekel in komu v odgovor.
Pravilno odgovarjanje v vrstici
Ko večina ljudi odgovori v vrstici, preprosto zapišejo svoje odgovore poleg besedila, na katerega želijo odgovoriti, in to označijo krepko ali rdeče.
To še zdaleč ni idealno. Takoj ko nekdo odpre e -poštno sporočilo v navadnem besedilu, tega oblikovanja ne vidi. In takoj, ko je v temi več kot nekaj ljudi, se lahko stvari hitro zapletejo.
Torej, tukaj je kratek vodnik pravilno inline odgovor, ki je prilagodljiv in bo zmedo zmanjšal na minimum.
1. Ne zanašajte se na oblikovanje
Kot smo že omenili, v nekaterih primerih prejemnik morda ne bo videl oblikovanja, ki ga vključite v e -poštno sporočilo (npr. Morda ima raje preprosto besedilo). Če je nekdo barvno slep, bo morda težko sledil niti, ki vsebujejo več barv.
kako omogočiti številčnico na tipkovnici windows 10
Vsekakor uporabite oblikovanje, da boste lažje našli odgovore pri skeniranju e -pošte. Ampak ne zanašajte se izključno na njem.
2. Predgovor odgovori z vašim imenom
Namesto da bi se zanašali na oblikovanje, si vzemite navado, da vse svoje odgovore predhodno vnesete s svojim imenom in, če morate biti še posebej organizirani, z datumom. Prosite vse prejemnike, naj storijo enako.
Trenutno v Gmailu ne preostane drugega, kot da ročno vnesete svoje ime. Enako velja za vedno umirjeno aplikacijo Apple Mail.
Če uporabljate Outlook, obstaja funkcija za samodejno vnašanje odgovorov z vašim imenom. Če želite to narediti, pojdite na Datoteka> Možnosti> Pošta . Nato pojdite na Odgovori in posredovanje , preverite Predgovor komentarji z polje in vnesite svoje ime v besedilno polje. Ko odgovorite v telesu e -poštnega sporočila, bo vaše ime samodejno prikazano v oklepaju.
Mailbird privzeto ima tudi to možnost.
3. Prosim, uporabite prelome
Kadar koli pustite vgrajen odgovor, naj bo to v novi vrstici, ne pa vstavljeno sredi stavka ali na konec odstavka.
Tako drugi ljudje veliko lažje odgovarjajo na vaše komentarje in olajšajo skeniranje pogovora okoli vsake točke.
4. Zavrnite odgovore na več ravneh
Ko v enem e -poštnem sporočilu obravnavate več točk, se v enem sporočilu pojavlja več niti.
Če želite, da so ti podatki organizirani, morate zamikati navoje z odgovori, tako da je očitno, kateri komentarji se nanašajo na vsako točko. Osebno se mi zdi, da so kotni oklepaji (>) najbolj intuitivni znaki, saj se točke morda ne prikažejo v e-poštnih sporočilih z navadnim besedilom.
To vam bo prihranilo veliko truda, da ugotovite, na kateri del pogovora morate biti pozorni.
5. Zadnja možnost: Uporabite boljše orodje
Nihče se ne pretvarja, da so vgrajeni odgovori popolna rešitev. Če pa nimate druge izbire, kot da uporabite e -pošto, si vzemite čas za pisanje učinkovitih in uspešnih e -poštnih sporočil. Na podlagi zgornjih razlogov je vgrajeno odgovarjanje najboljši način za napredek projektov. Pomaga tudi vsem, da spremljate več pogovorov v e -poštnih nitih, ne da bi vam bilo treba izgubljati čas pri ogledu dolgih seznamov preteklih e -poštnih sporočil.
Če pa se vam zdijo tudi vgrajeni odgovori preveč zapleteni ali če vam kolegi ne morejo navaditi pravilnega odgovarjanja, je morda čas, da poiščete drugo orodje.
Komunikacijska orodja, kot so Sproščeno , Yammer , in Klepetajte olajšajte zapleteno komunikacijo v skupini. Namesto da bi se še naprej borili z e -pošto, je morda čas, da preizkusite eno od teh.
Razširi besedo
Ko sprejmete ta preprosta pravila za vgrajene odgovore, bodo številni prejemniki cenili, kako učinkovito je to vedenje po e -pošti, in začeli naravno posnemati vaš pristop.
Če seveda ne kopirajo vašega premišljenega e -poštnega sporočila po e -pošti, jih povlecite. Pošljite jim ta članek. Opišite, kako želite, da odgovorijo, in pojasnite, da bo to prihranilo na stotine napačno razumljenih sporočil, zapravljen čas in izgubo konteksta.
Slabosti res ni.
Ali menite, da vam bodo ta pravila pomagala ostati na tekočem z zapletenimi temami e -pošte? Ali obstajajo še drugi vgrajeni nasveti za odgovarjanje, za katere menite, da bi bili v pomoč?
Zasluga za sliko: sangoiri/ Depositphotos
Deliti Deliti Cvrkutati E-naslov Vodnik za začetnike po animaciji govoraAnimacija govora je lahko izziv. Če ste pripravljeni na začetek dodajanja dialoga v svoj projekt, bomo za vas razčlenili postopek.
Preberite Naprej Sorodne teme- Produktivnost
- Gmail
- Nasveti po e -pošti
- Apple Mail
- Microsoft Outlook
Rob Nightingale je diplomiral iz filozofije na Univerzi v Yorku v Veliki Britaniji. Več kot pet let je delal kot vodja družbenih medijev in svetovalec, hkrati pa je imel delavnice v več državah. Zadnji dve leti je bil Rob tudi tehnološki pisec, vodja družbenih medijev MakeUseOf in urednik glasila. Običajno ga boste našli, ko potuje po svetu, se uči montaže videa in eksperimentira s fotografijo.
Več od Roba NightingalaNaročite se na naše novice
Pridružite se našemu glasilu za tehnične nasvete, ocene, brezplačne e -knjige in ekskluzivne ponudbe!
kako narediti emoji na iphoneKliknite tukaj, da se naročite