5 stvari, ki se jim morate izogibati v Excelu

5 stvari, ki se jim morate izogibati v Excelu

Excel je odlično orodje za obdelavo podatkov, vendar ima svoje omejitve. Če imate preveč zapletene formule ali če se računalnik zruši pri odpiranju datoteke Excel, bi morda morali razmisliti o uporabi druge oblike datoteke.





Kakšni so torej primeri uporabe, pri katerih bi morali razmisliti o drugačni programski opremi? Tukaj je nekaj primerov, ko bi morali uporabiti drugo aplikacijo.



1. Množične baze podatkov

Če niste dobro seznanjeni z računalniki, bi verjetno mislili, da je Excel (ali Google Preglednice) edini način za shranjevanje podatkov. Konec koncev imajo najnovejše različice Excela 16.384 stolpcev in 1.048.576 vrstic, kar skupaj znaša kar 17.179.869.184 celic.





Čeprav je to veliko informacij, se morate zavedati, da bo vaš računalnik naložil vse naenkrat. Zato, če uporabljate veliko celic, lahko pričakujete, da bo računalnik deloval počasi. Imeti sto ali celo tisoč vrstic ne bo problem.

Če pa boste leta zbirali podatke ali če imate več uporabnikov, ki dodajo podatke v eno datoteko, se bodo celo močni računalniki trudili, da bi jih naložili. To je zato, ker Microsoft ob odprtju datoteke naloži vse podatke.



Čeprav je to koristno za analizo kratkoročnih podatkov, izgublja računalniško moč, če morate analizirati le posebne podatke. Na primer, če potrebujete e -poštni naslov stranke, vam ni treba naložiti vse preostale baze strank.

Dobra alternativa za shranjevanje podatkov je uporaba namenske programske opreme ali storitve zbirke podatkov. Ponujajo enake funkcije kot Excel, na primer analitiko podatkov, vendar s še večjo funkcionalnostjo. Če ste ljubitelj zbirke Microsoft Suite, lahko uporabite Microsoft Access. Druge možnosti vključujejo LibreOffice Base in drugi.



2. Kompleksna analiza podatkov

Microsoft Excel ima veliko število razpoložljivih formul. Ponuja najpreprostejšo formulo vsote zapletenim funkcijam, kot so čista sedanja vrednost (izračuna časovno vrednost denarja) in napoved (uporablja se za izračun prihodnjih vrednosti).

kako omejiti uporabo chrome rama

Če pa opravljate več zapletenih funkcij, je skrajni čas, da razmislite o drugih rešitvah. Excel je odlično orodje, če vse spremenljivke vaše formule temeljijo na neobdelanih podatkih. Če pa ugotovite, da vaše funkcije temeljijo na celicah, ki so same formule, razmislite o uporabi namenske programske opreme za analizo.



Če vaše preglednice temeljijo na več formulah, dodana plast zapletenosti pomeni, da se napake zlahka odkrijejo. Tudi če odkrijete napake, jih ni lahko izslediti, če so vaše formule dolge tri vrstice.

Namesto da uporabljate Excel za zapletene scenarije, se poskusite naučiti programskega jezika, kot je Python. To je enostavno razumeti in obstajajo več brezplačnih virov za začetek na njem. Če niste nagnjeni k študiju programiranja, lahko uporabite tudi namenska orodja za analizo podatkov, ki so veliko lažja za uporabo.

povežite se z internetom, vendar brez dostopa do interneta

3. Vodenje projektov

Pred pojavom namenskih orodij za upravljanje projektov, kot sta Asana in Trello, so mnogi strokovnjaki uporabljali Microsoft Excel. Konec koncev je nastavitev enostavna. Za začetek lahko prenesete celo predloge.

Toda takoj, ko se vaša ekipa poveča - ali začnete dobivati ​​več projektov - se stvari zapletejo. Če ne uporabljate spletne različice programa Excel, vaša ekipa ne more hkrati uporabljati datoteke za upravljanje projektov. Ko dodate več opravil in podnalog, boste morda na enem listu imeli preveč informacij.

Poleg tega, ker ima več ljudi dostop do datoteke, obstaja večja možnost za nenamerno zmedo. Lahko nenamerno spremenijo formulo ali celo izbrišejo bistvene podatke. Ustvarjanje in dodeljevanje odvisnosti projektov je lahko tudi zmedeno.

Zato je najbolje, da za upravljanje svoje ekipe dobite namensko aplikacijo za upravljanje nalog. Namenske aplikacije bodo vam in vaši ekipi omogočile jasen pogled na vse, kar morate narediti. Naloge lahko dodelite celo določenim članom, tako da se nič ne spregleda.

Če imate omejen proračun, bi na spletu našli brezplačna orodja za upravljanje projektov. Zdaj lahko vse obdržite na isti strani, ne da bi vam bilo treba zapraviti niti denarja.

4. Obrazci

Zaradi enostavne dostopnosti se Excel pogosto uporablja kot obrazec. Bilo je veliko primerov, ko so dogodki in srečanja za registracijo gostov uporabljali prenosne računalnike in datoteke Excel.

Uporaba Excela (ali katere koli preglednice) kot obrazca je priročna, saj lahko organizatorji neposredno analizirajo svoje podatke. Vendar ima to nekaj pomanjkljivosti.

  • Prvič, ne bi imeli nadzora nad vnosom podatkov. Vsakdo bi lahko vnesel napačne podatke, vi pa ne bi bili pametnejši. Prav tako ni standardizacije podatkov. Oseba bi lahko v New Yorku tipkala pod državo, druga pa bi pisala NY. To je med analizo podatkov problematično.
  • Drugič, če imate več registracijskih mest, bi imeli ločene nabore podatkov, ki zahtevajo konsolidacijo. To traja nekaj časa in lahko povzroči napake v vaših podatkih. To bi lahko povzročilo tudi podvajanje napora, saj lahko uporabniki svoje podatke vnesejo dvakrat.
  • Tretjič, ni zasebnosti podatkov. Če uporabljate preglednico, se lahko vsakdo pomika po vnosih in zbira podatke. Lahko bi celo spremenili obstoječe podatke, kar bo popačilo vaše podatke. Če pride do uhajanja podatkov z registracijo v Excelu, ste lahko odgovorni.
  • Nazadnje, če boste Excel uporabljali za spletno registracijo, ni primeren za velike baze podatkov, kot je že navedeno.

5. Analiza finančnih podatkov

Ko uporabljate Excel za sledenje finančnim podatkom, obstaja velika verjetnost, da se povežete z več viri. Ti viri so lahko druge Excelove datoteke, spletne baze podatkov in celo finančna spletna mesta. Ko pa jih dodajate, se možnosti za napako ali zastaranje podatkov povečujejo.

Prišlo je celo do nezgoda pri JP Morgan leta 2012, kjer je formula pri izračunu tveganja pomotoma uporabila vsote cen namesto povprečja. To pa je dalo rezultat približno dve velikosti nižje od dejanske vrednosti in povzročilo, da je banka izgubila 6 milijard dolarjev pri trgovanju.

kako spremeniti državo za google play

Čeprav gre za druga vprašanja, je ta napačno napisana formula del kaskade napak, ki so privedle do te velike izgube.

Uporabite namensko programsko opremo

Microsoft Excel je odlična preglednica. Odličen je za majhne nabore podatkov ali če ga preizkušate kot dokaz koncepta. Če pa želite svoje delo povečati, razmislite o namenski programski opremi.

Uporaba programske opreme, razvite posebej za vaš namen, vam bo omogočila boljše delovanje, hitrejše delo in učinkovitejše opravljanje nalog. Čeprav bodo nekateri od njih za postavitev stali čas ali denar (ali oboje), vam bodo dolgoročno prihranili denar.

Deliti Deliti Cvrkutati E-naslov 10 najboljših Excelovih alternativ za vaše preglednice

Iščete cenejšo alternativo Microsoft Excelu? Te aplikacije za preglednice ponujajo vse, kar potrebujete, za manj.

Preberite Naprej Sorodne teme
  • Produktivnost
  • Microsoft Excel
  • Preglednica
  • Analiza podatkov
O avtorju Jowi morale(77 objavljenih člankov)

Jowi je pisatelj, karierni trener in pilot. Ljubezen do vsega računalnika je razvil, odkar je njegov oče, ko je bil star 5 let, kupil namizni računalnik. Od takrat naprej uporablja in maksimizira tehnologijo na vseh področjih svojega življenja.

Več od Jowi Morales

Naročite se na naše novice

Pridružite se našemu glasilu za tehnične nasvete, ocene, brezplačne e -knjige in ekskluzivne ponudbe!

Kliknite tukaj, če se želite naročiti