Excel vs. Dostop - Ali lahko preglednica nadomesti bazo podatkov?

Excel vs. Dostop - Ali lahko preglednica nadomesti bazo podatkov?

Ali pa bi morali uporabiti oboje? Microsoft Access in Excel imata filtriranje, zbiranje in poizvedovanje po podatkih, vendar kateri program ustreza vašim delovnim zahtevam in kako iz obeh svetov izkoristiti najboljše?





Razumevanje, čemu služi vsako orodje

Zgornja tabela bi morala dati oris ključnih primerjav med uporabo programa Microsoft Access ali Excel za vaše podatkovne zahteve. V idealnem svetu vsi uporabljamo Microsoft Excel in Access zamenljivo, eden za napredne matematične izračune in statistične primerjave, drugi za zmožnost strukturiranega organiziranja in prikaza množic podatkov.



Ključna vprašanja pred vašo izbiro

Preden se lotite ene programske opreme nad drugo, bi si morali zastaviti ta ključna vprašanja:





  • Kako želite organizirati svoje podatke?
    • Ponavljajoč? Podvajanje?
    • Sledenje dejanjem/upravljanje dogodkov?
  • Ali shranjujete in upravljate ali shranjujete in analizirate?
  • Koliko podatkov imate?
    • Besedilo?
    • Številčno?
  • Ali potrebujete oblikovanje za skupno rabo izhodov?

Excel je za analizo podatkov

Excel se odlikuje po številčnih podatkih, njihovem shranjevanju in številnih permutacijah analize, ki jih boste morda potrebovali za odkrivanje kakršnih koli vzorcev, trendov ali napačnih imen v vaših podatkih. Učna krivulja za Excel je precej kratka - saj se morda na začetku zdi zelo zastrašujoče, vendar boste hitro vrteli tabele za lastno uporabo.

kopirati cd v mp3 z imeni skladb

Prihajajo najnovejše različice popolnoma nabito polno predlog , priročne bližnjice in zelo prijazen grafični vmesnik, vendar je treba razmisliti. Excel je odlično orodje, ko hkrati uporabljate nekaj preglednic, toda ko začnete povečevati velikost svoje zbirke podatkov, na primer z državnim naborom podatkov, Excel pod obremenitvijo začne škripati.



Vzdrževanje obsežne Excelove preglednice z več tisoč, če ne več deset tisoč vnosi, postaja vse težje in z razvojem vaših podatkov je potreba po posodobitvi formul, obsegov povzemov in makrov lahko privedla do napak v vaših podatkih.

Viri programa Excel

Tukaj je nekaj odličnih spletnih virov, vadnic in predlog, ki vam bodo pomagale pri razumevanju Excela:



  • Naučite se Excela brez porabe denarja - referenčni seznam za vaje programa Excel, ki prek ene od povezav zajema dobesedno vse, kar potrebujete
  • Predloge za Excel - Microsoft Office shranite predloge Excel. Excel 2013 ima razširjen seznam, ko odprete programsko opremo - poiščite več možnosti!
  • Chandoo.org - na tone brezplačnih informacij, ki zajemajo vse ravni učenja
  • MrExcel -podobno kot Chandoo, ima na tisoče praktičnih video posnetkov in vadnic
  • Youtube: Howcast Tech - odlična uvodna serija, ki se približuje nekaterim vmesnim orodjem Excel

Chandoo, MrExcel in serija YouTube iz Howcast Tech so še posebej dobri, saj vsak nudi izjemne vaje, ki pokrivajo skoraj vsako orodje, s katerim se lahko srečate v Excelu, briljantni viri za skromne začetnike, vse do Excelovih pomočnikov med nami.

Dostop je odličen pri upravljanju podatkov

Microsoft Access je nekoliko drugačna zver od Excela. Kjer se Microsoft Excel osredotoča na številčne, potencialno enkratne zaporedje podatkov, Access ponuja rešitev za shranjevanje informacij, ki jih je mogoče priklicati in nanje sklicati na več mestih. Priznam krivulja učenja za Access je mestoma problematičen, a ko se naučite osnov programske opreme, boste te veščine razmeroma zamenljive s skoraj vsako programsko opremo za zbirke podatkov.



Morda je največja razlika med Microsoft Accessom in Excelom metoda hranjenja zapisov. Zapise Microsoftovega dostopa lahko kadar koli brezplačno spremenite. Zgornja slika prikazuje Microsoft Access (zgoraj) in Excel (spodaj) za primerjavo. Upoštevajte, da pri uporabi Microsoftovega dostopa vsak posamezen zapis dobi posebno identifikacijsko številko - prvi stolpec -, ki vam omogoča razvrščanje, filtriranje in poizvedovanje po celotni zbirki podatkov. In vaša baza podatkov je prav to - digitalna shramba informacij. Dodajanje več informacij, spreminjanje, odstranjevanje, filtriranje in poizvedovanje nimajo vpliva na obstoječi zapis, niti na formule, obsege povzemov, tabele in poročila, ki ste jih že nastavili. Pri uporabi velikega nabora podatkov v Excelu obstaja možnost, da bi se izvajanje katerega od zgoraj omenjenih opravil prekinilo nekaj, nekje.

Korak dlje od Excela

Microsoft Access je v smislu čistega shranjevanja podatkov še korak dlje od Excela s posebnimi notranjimi orodji za zagotavljanje kakovosti podatkov:

  • Uporabite iskalne sezname in pravila preverjanja za posamezna polja na ravni tabele
  • Obrazci lahko vnesejo dodatna pravila v vašo tabelo dostopa med vnosom podatkov
    • Odziven na izbiro uporabnika in vnaprej določene dogodke
  • Referenčna celovitost med tabelami, ki jih dosledno vzdržuje Microsoft Access - skoraj ves čas se prepričajte, da so vsi vaši podatki smiselni

Združevanje ogromnih baz podatkov je razmeroma preprosto tudi v programu Microsoft Access. Poizvedovanje in filtriranje lahko poteka ne glede na vaš način shranjevanja z Microsoft Accessom, ki ponuja zmogljive rešitve za analizo podatkov - vendar brez vrtilne tabele!

Viri dostopa Microsoft

Podobno kot v naši ponudbi Microsoft Excel, tukaj je nekaj odličnih spletnih virov, vadnic in predlog, ki vam bodo pomagale pri razumevanju Accessa:

  • Enostaven dostop s predlogami - uradna vadnica MS Office za uporabo predlog Access za pospešitev vašega dela
  • Uvod v predloge Access 2010 - uvod v izbiro in implementacijo Accessovih predlog
  • GCF Naučite se brezplačno - 14 delna vadnica, ki zajema vnos podatkov do predstavitve podatkov in še veliko več
  • Dostop vse - absolutno zelo veliko seznam Accessovih vprašanj in vadnic
  • Baycon Group [Odstranjen zlomljen URL] - poglobljene vaje, od vnosa podatkov do naprednih tabel poizvedb

In zmagovalec je...

Niti enega!

Oh, kakšen policaj, žal ... ampak upam, da smo ponazorili vsak kos programske opreme, da bo vaša naslednja odločitev o shranjevanju/analizi podatkov lažja. Podatke Microsoft Access lahko uvozite v Excel in obratno na več načinov, kar neskončno širi potencial obeh delov programske opreme. Rešitve, ki jih ponujata Microsoft Access in Excel, ponujajo vrsto tehnik upravljanja podatkov, ki se razvijajo skupaj z našimi zahtevami po podatkih.

message+ bo zdaj zahteval dovoljenje

Zgornja vrstica prikazuje možnosti uvoza in izvoza, ki so na voljo prek Microsoftovega dostopa> Zunanji podatki zavihek. Drugi prikazuje podobne možnosti izvoza prek Excela> Podatki zavihek. Oba zavihka podatkov uporabnikom ponujata razširjeno navzkrižno funkcionalnost, ki vam omogoča najboljše iz obeh svetov: vrhunske matematične izračune, oblikovanje in tabele, skupaj z odličnim upravljanjem podatkov, analizo in poročanjem.

Bralci z ostrimi očmi bodo opazili pomanjkanje zavihka za izvoz Excel.> CTRL+C ali CMD+C!

Razumevanje, kaj lahko vsako orodje naredi za vas in za vaše podatke, lahko močno vpliva, zato uporabite oboje v svojo korist, tako da preberete in si ogledate nekaj vadnic, da pridobite nekaj praktičnih izkušenj s temi zmogljivimi podatkovnimi orodji.

Ali smo kaj zamudili? Katere so vaše najljubše alternative za Microsoft Access in Excel? Sporočite nam spodaj!

Deliti Deliti Cvrkutati E-naslov Kako spremeniti videz in občutek namizja Windows 10

Želite vedeti, kako narediti Windows 10 boljši? S temi preprostimi prilagoditvami naredite Windows 10 svoj.

Preberite Naprej Sorodne teme
  • Windows
  • Produktivnost
  • Microsoft Excel
  • Microsoft Access
O avtorju Gavin Phillips(945 objavljenih člankov)

Gavin je mlajši urednik za Windows in Technology Explained, redni sodelavec v Zares uporabnem podcastu in redni recenzent izdelkov. Ima diplomo iz sodobnega pisanja z odliko z odliko z digitalnimi umetniškimi praksami, izropano iz hribov Devona, pa tudi več kot desetletje profesionalnih pisnih izkušenj. Uživa v velikih količinah čaja, družabnih iger in nogometa.

Več od Gavina Phillipsa

Naročite se na naše novice

Pridružite se našemu glasilu za tehnične nasvete, ocene, brezplačne e -knjige in ekskluzivne ponudbe!

Kliknite tukaj, če se želite naročiti