Kako se opravičiti in se opravičiti po e -pošti: na profesionalen način

Kako se opravičiti in se opravičiti po e -pošti: na profesionalen način

Vsak včasih zajebava. Poskusimo, nihče ni popoln. Ko naredite napako, ki prizadene nekoga drugega, je primerno, da se opravičite.





Čeprav se boste pogosto morali osebno opravičiti, se boste morda raje ali pa morali po elektronski pošti povedati, da vam je žal. Poglejmo, kako se v e -poštnem sporočilu strokovno opravičiti, da boste lažje izkoristili to situacijo.



Tri sestavine ustreznega e -poštnega opravičila

Avtor slike: sandphin/ Flickr





Čeprav ni univerzalnega vzorca, splošno sprejet standard za opravičila vključuje tri dele:

  1. Priznavanje da ste naredili nekaj narobe.
  2. Občutek kesanja za svoja dejanja in bitje empatičen razumeti, kako so prizadeli drugo osebo.
  3. Restitucija , kjer popravite situacijo.

Vsak od teh treh elementov si bomo ogledali, ko se bomo pogovarjali o tem, kako se v e -poštnem sporočilu opravičiti.



Kako odpreti e -poštno opravičilo

Preden se lotite opravičila, se morate obrniti na osebo, ki ji pišete. To se bo zelo razlikovalo glede na vaš odnos do osebe.

Predpostavimo, da ste naredili napako v poklicni situaciji, zato morate svojemu šefu poslati e -poštno opravičilo. Kot primer bomo povedali, da niste pravočasno opravili kritične naloge, zaradi česar je bil projekt za vse ostale zamuden.



Povezano: Izogibajte se tem napakam za boljšo e -pošto in besedilno komunikacijo

V tem primeru bi bil ustrezen pozdrav 'Dragi [Ime]'. Če bi se opravičili prijatelju, bi bilo primernejše, na primer 'Živjo [ime]' ali 'pozdravljeni [ime]'.



Ne pozabite niti na zadevo sporočila z opravičilom. Ko ste nekomu naredili napako, morda ne bo vesel, ko boste prispeli e -poštno sporočilo.

Če v temo vnesete nekaj takega, kot je »Prosim, sprejmite moje opravičilo« ali »Iskreno mi je žal«, je dober način, da že na začetku razjasnite, čemu služi vaše sporočilo. Ne poskušajte postati pametni z uporabo e -poštnih kratic; naj bodo jasni, da bodo vedeli, kaj vsebuje vaše sporočilo.

Priznavanje vaše napake

Zasluga za sliko: stevanovicigor/ Depositphotos

Zdaj, ko ste zaključili, je čas za prvi bistveni del opravičila. Tu morate jasno opredeliti težavo, ki se je zgodila. Lastnik tega, kar ste storili; ne poskušajte preusmeriti krivde na nekoga drugega ali se opravičiti za to, kar se je zgodilo.

Tukaj je primer česa ne storiti v svojem opravičilnem e -poštnem sporočilu:

Čeprav vem, da sem zamudil pomemben rok, res nisem jaz kriv. S Paulom sem sodeloval pri tem projektu in preveč časa mi je zapravil, ko mi je postavil kopico nepovezanih vprašanj. Tudi moj računalnik je ves teden zamrznil in ga IT še ni mogel pogledati. Torej to ni vse zaradi mene.

kje kupiti psa na spletu

Tudi če je vse zgoraj navedeno res, ni dobro opravičilo. Ta del mora priznati vašo odgovornost v napaki.

Nekaj ​​takega je veliko boljše:

Zavedam se, da sem zamudil ključni rok. Ta projekt je bil za naš oddelek res pomemben in zaupali ste mi, da ga bom pravočasno zaključil. Vem, da je moje neuspešno dokončanje te naloge odložilo dokončanje projekta. To se slabo odraža na naši ekipi in žal mi je za to.

Tukaj ste jasno zapisali, kaj ste storili narobe, ne da bi to poskušali zmanjšati ali odvrniti. To je del opravičila, ki ga danes pogosto pogrešamo.

Izražanje obžalovanja zaradi tega, kar ste storili

Zdaj, ko ste jasno izrazili svojo napako, morate pokazati skrušenost zaradi tega, kar se je zgodilo. Ne pozabite, da je tisto, kar ste storili, vsaj povzročilo bolečino, razočaranje in druga negativna čustva drugi osebi. V profesionalnem okolju jim je to morda povzročilo tudi izgubo časa, denarja ali težave z nadrejenimi.

Pokažite, da se zaradi situacije obžalujete. Poskusite se postaviti na njihovo mesto in razumeti, kako so jih vaša dejanja počutila. Tukaj ne ponudite razlage svojega vedenja in ne recite, da vam je 'žal, da se tako počutijo' glede tega, kar ste storili.

Smisel opravičila je popraviti porušen odnos, ne pa dokazati, da ste imeli ves čas prav.

Tu je primer, kako uokviriti ta del opravičila:

Iskreno se opravičujem, da nisem izpolnil svojih obveznosti in pravočasno opravil naloge, ki ste mi jo zaupali. Za ta neuspeh ni izgovorov. Ne maram vedeti, da sem razočaral svojo ekipo, in grozno se počutim, da vam je to povzročilo zadrego pri srečanju s stranko.

Izražanje empatije daje pristnost vašemu opravičilu. Pomaga vam, da za trenutek pozabite na svojo perspektivo in pogledate, s čim se ukvarja nekdo drug.

kako povezati xbox 360 z internetom prek prenosnika Windows 10

Odpravljanje napake

Besede so pomembne, vendar imajo dejanja veliko večjo težo. Da bi pokazali, da mislite resno, je pomembno, da se popravite. Z ukrepanjem boste situacijo popravili (če je mogoče) ali pa pokazali, da se boste potrudili, da ne boste več ponovili iste napake.

Če nadaljujemo z našim primerom zamude roka, bi lahko kaj takega služilo kot del vračila e -poštnega sporočila z opravičilom:

Da bi se izognili zamudnim rokom, se bom v prihodnje z vami pogovarjal vnaprej, če me skrbi, da ne bom mogel nekaj narediti pravočasno. Bolj se bom zavedal, koliko časa mi vzamejo kritični projekti, in pripravljen sem vložiti dodatne ure zunaj pisarne, da poskrbim, da bodo opravljeni. To se ne bo več ponovilo.

V nekaterih primerih morda ne veste, kaj bi ponudili, da bi nadomestili svoje vedenje. Če je temu tako, lahko preprosto vprašate 'Kaj lahko storim, da to popravim?'

Najpomembneje je pokazati, kako boste v prihodnje ravnali drugače, da preprečite, da bi se isto vprašanje ponovilo.

Kako zapreti e -poštno opravičilo

Zdaj morate samo zaključiti sporočilo. To je dokaj preprosto, vendar poskrbite, da bo ton ustrezen. Prejemniku se morate zahvaliti za branje vašega opravičilnega sporočila in mu zaželeti vse dobro.

Preberi več: Najboljši način za profesionalno prekinitev e -pošte

Prav tako je dobro, da jih povabite, da se pogovorijo o tem, kar ste povedali. To kaže, da ste iskreni in odprti za dodatno pogovorno okno.

Tukaj je en način, kako zapreti svoj e -poštni naslov za opravičilo:

Hvala, ker ste to prebrali. Če bi o čem želeli še razpravljati, me prosim kontaktirajte, da bomo to rešili.

Lep pozdrav, [vaše ime]

kako obnoviti sistem Windows 10 na tovarniške nastavitve

Če ne želite uporabljati 'S spoštovanjem', bodo delovale tudi druge uradne zaključke, kot je 'Lep pozdrav'. Ni vam treba reči 'z opravičilom' ali česa podobnega, saj ste celotno e -poštno sporočilo pravilno opravičili.

Je e -pošta pravi medij za opravičilo?

Preučili smo, kako se po e -pošti strokovno opravičiti. Preden začnete pisati sporočilo, razmislite, ali je e -poštno sporočilo pravi medij za opravičilo.

E -pošta ima vsekakor koristi pri opravičilih. Ker ni časovne omejitve, lahko svoje misli sestavite na jasen in neposreden način. Če je na vrsti hitro opravičilo, vam lahko po e -pošti v kratkem času stopi v stik, če osebni sestanek ne obstaja. In za razliko od osebnih opravičil, vam ni treba biti spontan in se odzivati ​​na to, kar govori druga oseba.

Vendar ni vse v redu. E-pošta je manj osebna kot osebno opravičilo (ali telefonski klic). Odvisno od nastavitve vašega podjetja se lahko pošiljanje e -poštnega sporočila zdi strahopetno, če je osebni nastop možen. Ne skrivajte se za zaslonom, ko se morate za nekaj opravičiti.

Opravičila za napake po elektronski pošti

Pravilno opravičevanje je dragocena življenjska veščina. Vsi ne vedo, kako to storiti, in zaradi slabega opravičila se lahko druga oseba počuti še bolj razočarano kot prej. Uporabite ta osnovni vodnik o tem, kako se opravičiti po e -pošti, in na poti boste k popravljenemu odnosu.

Ne pozabite, da je končni cilj opravičila ponovno vzpostaviti porušeno zaupanje. Naredili ste nekaj narobe, trije zgornji koraki pa so, kako si to privoščite in popravite. Ne opravičujte se zaradi sebe.

Zasluga za sliko: nito/ Shutterstock

Deliti Deliti Cvrkutati E-naslov 5 načinov za pisanje profesionalnih e -poštnih sporočil, ki prihranijo čas in trud

Znanje je pisati profesionalna e -poštna sporočila, ki prihranijo čas in dobijo odgovore. Naj vam te predloge e -poštnih sporočil pomagajo.

Preberite Naprej Sorodne teme
  • Produktivnost
  • Nasveti za pisanje
  • Nasveti po e -pošti
  • Spletni bonton
  • Delo na daljavo
  • Profesionalno mreženje
O avtorju Ben Stegner(1735 objavljenih člankov)

Ben je namestnik urednika in vodja vključevanja v MakeUseOf. Leta 2016 je zapustil službo IT, da bi pisal s polnim delovnim časom, in se nikoli ni ozrl nazaj. Že več kot sedem let pokriva tehnične vadnice, priporočila za video igre in še več kot poklicni pisatelj.

Več od Bena Stegnerja

Naročite se na naše novice

Pridružite se našemu glasilu za tehnične nasvete, ocene, brezplačne e -knjige in ekskluzivne ponudbe!

Kliknite tukaj, če se želite naročiti