Home-theater-designers
Prišel bo čas, ko se boste morali spoprijeti z vsemi vrstami podatkov, shranjenih v drugih vrstah datotek, in jih vnesti Microsoft Excel . Ne morete pobegniti od vedno prisotne besedilne datoteke. Stavim, da jih boste našli vsak dan.
Tu je nekaj vsakdanjih primerov:
- Excelova analiza prodaje ali podatkov o izdelku, shranjenih v besedilni datoteki.
- Izmenjava podatkov med dvema različnima programoma (morda iz baze podatkov v preglednico).
- Imena, naslovi in e -poštni ID, shranjeni v e -poštnem programu (npr. izvoz iz programa Microsoft Outlook v Excel ).
Microsoft Excel ponuja vsa orodja za povezavo z zunanjimi viri podatkov. Pogovorimo se o besedilnih datotekah z ločitvijo.
To je razmejena besedilna datoteka
Kot lahko vidite, sta ime in priimek, podjetja, v katerih delajo, ter druge podrobnosti ločena z vejicami. To besedilna datoteka z vejicami je enostavno ustvariti v katerem koli urejevalniku besedil.
Zaenkrat ni uporabno. Vnesite to v preglednico in naredite bolj profesionalen dokument.
Na primer, lahko preprosto poiščete podvojene podatke in jih odstranite. Potem lahko uporabite preglednico za ustvarjanje oznak in združevanje pošte če so naslovi tudi del podatkov.
Osnovna ideja tukaj je uvoz podatkov iz besedilne datoteke in razdelitev različnih podatkov v ločene stolpce in poimenovanje vsakega stolpca z ustrezno glavo.
Oglejmo si besedilno datoteko z ločnico podrobneje ...
3 različne vrste razmejenih besedilnih datotek
Obstajajo tri običajne vrste razmejenih datotek, odvisno od tega, kako ločite (razmejite) vsako vrednost. Vsak znak lahko uporabite za ločevanje posameznih vnosov v datoteki.
Na primer: cev (|) ali preprost presledek. Ugotovili boste, da so te tri najpogostejše vrste ločenih ločil med vsakim vnosom besedila.
- Vrednosti, ločene z vejico.
- Vrednosti, ločene z zavihki.
- Vrednosti, ločene z dvopičjem.
Razmejevalnik besedila hrani vsako vrednost ločeno od naslednje. Vsaka vrednost, ki sledi ločevalniku in je pred naslednjim pojavom ločilnika, se uvozi kot ena vrednost. Ne pozabite, da ima lahko vrednost med dodeljenim ločilnikom še en znak razmejitelja, vendar potrebuje narekovaje (') ali apostrof (').
Zmedeno? Ne preveč. Poglejmo, kako s primerom:
V besedilni datoteki z imeni mest in držav so lahko nekatere vrednosti, na primer 'Albany, NY'.
Microsoft Excel lahko loči vejico (,) med dvema besedama kot ločilo. Imena mest in držav obravnavati kot eno vrednost in jih uvozite v eno celico Excel kot besedilni kvalifikator moramo uporabiti dvojne narekovaje ali apostrof. Če kot kvalifikator besedila ni naveden noben znak, se 'Albany, NY' uvozi v dve sosednji celici kot Albany in NY.
Na kratko, če želite ohraniti kakršno koli vrednost v stolpcu točno takšno, kot je, lahko vrednost vstavite v narekovaje ali apostrof.
Kot bomo videli spodaj, vam Microsoft Excel omogoča popoln nadzor nad postopkom uvoza in podokno za predogled, da vidite obliko podatkov, preden zapolnijo celice.
Pretvorite iz razmejene besedilne datoteke v preglednico
Veliko jih je spletni pretvorniki ki lahko vzame surovo besedilno datoteko CSV in izpade preglednico XLS. Zamzar in Pretvorjeno sta dve odlični orodji.
Vendar vam ni treba iskati spletnega pretvornika, ker ima Microsoft Excel izvorno funkcijo, ki delo opravi veliko bolje.
Vzemimo vzorčno datoteko CSV in pojdimo skozi korake za pretvorbo besedilnih datotek z ločnico v preglednice. Zgornji posnetek mešanice vrednosti, ločenih z vejicami v datoteki Notepad, je dober primer.
Microsoft Excel lahko pomaga spremeniti to zmedeno zmedo v čiste vrstice in stolpce. Nato se lahko lotite dela in ga spremenite v lepo oblikovano poročilo ali pa ga pripravite za tiskanje.
Obstajajo trije načini za prenos podatkov v Excelovo preglednico iz datoteke CSV. Najprej začnite z enostavnim.
1. način: Samodejni uvoz
1. Kliknite na mapa zavihek, nato kliknite Odprto .
2. Izberite datoteko CSV, ki jo želite odpreti. Microsoft Excel samodejno odpre besedilno datoteko in prikaže podatke v novem delovnem zvezku.
To je najbolj neposredna (in najhitrejša) pot za odpiranje datoteke CSV. Microsoft Excel uporablja privzete nastavitve oblike zapisa podatkov za branje in uvoz vsakega stolpca podatkov. Samodejni uvoz pa vam ne daje želene prilagodljivosti.
Torej, poglejmo drugi način, ki uporablja čarovnika.
2. način: Obnovite čarovnika za uvoz besedila
Čarovnik za uvoz besedila vam omogoča nadzor nad strukturo podatkov, ki jih želite uvoziti. Začne se samodejno, ko uvozite besedilne datoteke (tj. Datoteko s pripono TXT).
Odprite Microsoft Excel in poiščite besedilno datoteko (ali spremenite razširitev datoteke CSV v TXT).
Microsoft je v Excel 365 in 2016 (različica 1704 naprej) skril starega čarovnika za uvoz besedila. Čarovnika za uvoz besedila pa lahko vrnete iz Excelovih možnosti.
1. Pojdite na Datoteka> Možnosti> Podatki .
2. Pomaknite se navzdol do Pokaži čarovnike za uvoz starih podatkov razdelek.
3. Za uvoz besedila ali datotek CSV izberite Iz besedila (podedovano) . Kliknite v redu zapreti možnosti.
4. Zdaj lahko uporabite čarovnika iz traku. Pojdi do Podatki> Pridobi podatke> Starejši čarovniki> Iz besedila (podedovano) . Poiščite in odprite datoteko CSV, ki jo želite uvoziti.
S tem postopkom v treh korakih lahko nadzirate obliko podatkov.
Korak 1
Tako izgleda čarovnik za uvoz besedila v prvem koraku.
Izberite Razmejeno - Ko so elementi v besedilni datoteki ločeni z zavihki, dvopičjem, podpičjem, presledki ali drugimi znaki.
Izberite Fiksna širina - Ko so vsi elementi enake dolžine in lepo strukturirani v stolpcih, ločenih s presledkom.
Včasih imajo lahko neobdelani podatki vrstico glave. Na primer:
'first_name','last_name','company_name','address','city','county'Uporaba Začni uvoz pri vrstici za izbiro vrstice, od koder se bo začel uvoz.
The Izvor datoteke lahko v večini primerov pustite privzeto.
The Predogled prikaže vrednosti, kot bodo prikazane, ko bodo razmejene v stolpce na delovnem listu.
Kliknite Naslednji .
2. korak
Izberite Ločilniki za vašo datoteko (vejica, v našem primeru). Za kakšen drug znak preverite Drugo in vnesite znak v majhno polje. The Predogled podatkov okno vam omogoča vpogled v stolpčne podatke.
Izberite Zaporedna ločila ločite kot eno potrdite polje, če vaši podatki vsebujejo razmejevalnik več kot en znak med podatkovnimi polji ali če vaši podatki vsebujejo več ločil po meri.
To vam na primer pomaga pri obdelavi datotek, ki imajo lahko dodaten prostor pred ali po drugem ločevalniku. Pomagate lahko prepoznati vesolje kot drug ločilo in označite to polje.
Uporabi Kvalifikator besedila spustni meni, da izberete znak, ki vsebuje vrednosti v besedilni datoteki. Prej smo govorili, kako vam lahko besedilni kvalifikator pomaga pri uvozu nekaterih vrednosti v eno celico namesto ločenih.
Uporabi Predogled podatkov okno za preverjanje videza.
Kliknite na Naslednji .
Opomba: Zaslon čarovnika se spremeni pri uvozu podatkov s fiksno širino.
kaj strojno pospeševanje počne v chromu
The Predogled podatkov okno vam lahko pomaga pri nastavitvi širine stolpcev. Z zgornjo vrstico v oknu nastavite prelom stolpca, ki ga predstavlja navpična črta. Če želite povečati ali zmanjšati širino, povlecite prelom stolpca. Dvokliknite prelom stolpca, da ga odstranite.
V datoteki s fiksno širino se za ločevanje vrednosti v datoteki ne uporabljajo razmejevalniki. Podatki so razvrščeni v vrstice in stolpce z enim vnosom v vrstico. Vsak stolpec ima določeno širino, določeno z znaki, ki določa največjo količino podatkov, ki jih lahko vsebuje.
3. korak
Okna za predogled postanejo na tem zaslonu pomembnejša, ker lahko natančno prilagodite obliko podatkov, ki gredo v vsako polje z Oblika podatkov v stolpcu . Microsoft Excel privzeto uvaža podatke v splošni obliki. Izberite stolpec v oknu za predogled in nastavite ustrezno obliko.
Izberete lahko na primer ...
- Besedilo za besedilna polja.
- Datum in obliko datuma za kateri koli stolpec, ki vsebuje datume.
- splošno za pretvorbo valut v obliko valute Excel.
Uporabi Napredno gumb za določitev vrste decimalnega in ločila tisoč mest za številske podatke.
Na primer, če želite prikazati 100.000 kot 1,00.000. Excel prikazuje številke glede na obliko, ki je nastavljena v regionalnih nastavitvah vašega računalnika.
Kliknite Končaj . Na koncu Uvozi podatke se prikaže pogovorno okno.
Zdaj ne skrbite preveč. Ponuja vam nekaj možnosti za vstavljanje podatkov v preglednico ali vzpostavitev povezave z zunanjo bazo podatkov. Privzeta nastavitev je vstavljanje vrednosti, ločenih z besedilom, kot tabele na pričujočem delovnem listu.
'Stara' podedovana metoda je še vedno najboljši način za to, ko je datoteka CSV preprosta. Če ne, je zdaj na voljo nova metoda, ki lahko račun prilagodi vsem potrebam pri uvozu besedila.
3. način: uporabite Get & Transform Data
Zavihek Podatki vsebuje vsa orodja, ki jih boste potrebovali za zbiranje zunanjih podatkov in njihovo obnašanje tako, kot želite. Na primer, lahko ustvarite poročilo vrtilne tabele in ga osvežite vsakič, ko se spremenijo zunanji podatki.
Za preproste datoteke CSV je presežek, vendar pojdimo naprej in poglejmo, kako v Excel vnesti stolpce razmejenih podatkov.
1. Odprite prazen delovni zvezek.
2. Pojdite na Podatki zavihek na traku. Nato kliknite drobno spustno puščico pod Pridobite podatke gumb (v Pridobite in preoblikujte podatke skupina). Izberite Iz Datoteka> Iz besedila/CSV .
3. V Uvozi besedilno datoteko pogovorno okno, poiščite lokacijo na namizju in izberite besedilno datoteko CSV, ki jo želite uvoziti. Čarovnik za uvoz besedila je lepo prikazan z možnostmi, ki jih lahko zdaj izberete.
Kot lahko vidite, lahko spremenite kodiranje znakov in izbiro znaka z razmejitvijo ali vnesete ločilo po meri.
Excel ločilo loči tako, da privzeto analizira prvih nekaj sto vrstic nabora podatkov. To lahko spremenite in pustite, da Excel deluje tudi s celotnim naborom podatkov. Ni priporočljivo, če imate na milijone zapisov za uvoz.
4. Kliknite na Naloži gumb za uvoz podatkov v nov lep delovni list.
5. Kadar koli uvozite podatke v Excel, se vzpostavi podatkovna povezava. Zaženete lahko poizvedbe in delovni list povežete z zunanjim virom. Vsaka sprememba prvotnih izvornih podatkov bo samodejno posodobljena na Excelovem listu.
6. To povezavo lahko prekličete tako, da obiščete Podatki> Poizvedbe in povezave za odpiranje plošče ob strani.
Z desno tipko miške kliknite in izberite Izbriši . Ali pa se pomaknite nad ime datoteke podatkovnega vira in pritisnite Izbriši v oknu, ki se prikaže. Če ste prepričani, kliknite na Izbriši ponovno.
Preoblikovanje podatkov presega obseg te vadnice. Zato vas bom usmeril k Microsoftu Začnite z Get & Transform v Excelu stran za podporo za več pomoči.
Številne uporabe razmejenih datotek v Excelu
Ali morate ločiti seznam imen in priimkov ter jih pripraviti za tiskanje? Pretvorite besedilno datoteko z razmejitvijo v Excel. Uvozite ali izvozite lahko do 1.048.576 vrstic in 16.384 stolpcev. Datoteke z ločnico so podprte skoraj povsod. Uporabite Excel kot prihranek časa z zgornjimi tehnikami in spodnjimi nasveti ali se naučite kako izvleči številko ali besedilo iz Excela .
Deliti Deliti Cvrkutati E-naslov 6 zvočnih alternativ: najboljše brezplačne ali poceni aplikacije za zvočne knjigeČe ne želite plačati za zvočne knjige, je tukaj nekaj odličnih aplikacij, ki vam omogočajo, da jih poslušate brezplačno in zakonito.
Preberite Naprej Sorodne teme- Produktivnost
- Preglednica
- Microsoft Excel
- Microsoft Office 2016
- Microsoft Office 2019
Saikat Basu je namestnik urednika za internet, Windows in produktivnost. Potem ko je odstranil umazanijo MBA in deset let dolgo trženjsko kariero, zdaj strastno pomaga drugim izboljšati svoje sposobnosti pripovedovanja zgodb. Pazi na manjkajočo oksfordsko vejico in sovraži slabe posnetke zaslona. Toda ideje o fotografiji, Photoshopu in produktivnosti pomirjajo njegovo dušo.
Več od Saikat BasuNaročite se na naše novice
Pridružite se našemu glasilu za tehnične nasvete, ocene, brezplačne e -knjige in ekskluzivne ponudbe!
Kliknite tukaj, če se želite naročiti