Home-theater-designers
Spojitev pošte vam lahko prihrani čas in trud, zato se s tem priročnikom naučite postopka od začetka do konca.
Skoraj vsi, ki poznajo zbirko Office, so slišali za Mail Merge, vendar mnogi ne vedo natančno, kako poteka postopek. To je lažje, kot si morda mislite - če vam je jasno, kako vnaprej nastaviti dokumente in jih združiti v Wordu.
Ko zaženete, boste to funkcijo uporabili za ustvarjanje vsega prilagojene indeksne kartice na množično pošiljanje na delovnem mestu. Spojitev pošte je šele prvič zastrašujoča in to lahko dokažete sami s tem korakom.
Za ta priročnik smo uporabili novi Office 2016, vendar postopek velja za starejše različice Microsoft Word in Excel.
Kako nastaviti izvorni dokument
Spajanje pošte deluje tako, da v dokumentu zapolni določena polja s podatki iz drugega vira, običajno zbirko podatkov ali preglednico . Prvi korak k uspešnemu združevanju pošte je nastavitev izvornega dokumenta in zagotovitev, da je oblikovan na način, ki ga Word razume.
Ker je to najpogostejša uporaba te tehnike, se bo naš primer osredotočil na umestitev posameznih imen in naslovov na splošno množično pošiljanje. Polja, ki jih bomo vključili, so Ime, Podjetje, Naslov, Mesto, Država in Poštna Številka - vendar te podrobnosti niso bistvene, če sledite splošnemu postopku.
Uporaba Excela
Če za ustvarjanje izvornega dokumenta uporabljate Excel, morate preprosto pripraviti tabelo z vsemi ustreznimi informacijami, ki bi lahko bile vključene v to združitev pošte ali prihodnjo pošto.
Osnovna ideja tukaj je razdeliti različne podatke v ločene stolpce in vsakemu dati ustrezno glavo. To olajša poznejše izbiranje med temi podrobnostmi, kar omogoča uporabo istega izvornega dokumenta za ustvarjanje kar koli od značke ID do oznake naslova.
Nato izberite vse svoje podatke (vključno z naslovi stolpcev) in se pomaknite do Formule zavihek in izberite Določite ime .
Za vaš niz podatkov boste morali vnesti ime, zato izberite nekaj primernega. Če boste verjetno nadzirali več projektov združevanja e -pošte za različna poštna sporočila, je pametno dodati nekaj prepoznavnega, da jih razlikujete še naprej. Ko to storite, shranite svoje delo in zaprite preglednico.
Uporaba Worda
Kot izvorni dokument lahko uporabite tudi datoteko Word, vendar zahteva nekaj več napora. Boste morali postavite mizo, da bodo stvari urejene , zato pojdite na Vstavi zavihek, poiščite Tabele razdelku in kliknite spustni meni. Določite velikost tabele, ki je potrebna za vaš projekt, nato pa jo začnite polniti s svojimi podatki.
najti moje popolno mesto za življenje
Tukaj vam ni treba preveč skrbeti glede oblikovanja, saj je ta dokument zgolj namenjen delovanju kot izvorna datoteka za združevanje pošte. Vendar je natančnost ključnega pomena, zato se prepričajte, da so vsi podatki v pravilnih stolpcih in pravilno naslovljeni. Ko končate, dokument shranite in ga zaenkrat zaprite.
Zagon združevanja pošte
Odprite Word in ustvarite nov dokument. Pojdite na Poštne pošiljke zavihek in kliknite Zaženite Spajanje pošte spustni meni, da izberete želeni projekt.
Tu se lahko postopek nekoliko razlikuje, odvisno od tega, kaj želite narediti. Če bi izdeloval etiketo ali kaj drugega, kar bi bilo mogoče natisniti na nestandardnem papirju, bi mi predstavil drug zaslon, ki bi mi omogočil določitev nekaterih dodatnih možnosti tiskanja.
brezplačno ugotovite, kdo je ta številka
V tem primeru izberite Privzeto pladenj, razen če nimate razloga, da storite drugače, nato pa izberite ustrezno številko izdelka, tako da lahko Word uporabi pravilno predlogo.
Uvoz izvornih podatkov
S temi postavljenimi temelji lahko zdaj začnemo uvažati podatke, ki smo jih v izvorni dokument vnesli na začetku postopka. Pojdite na Poštne pošiljke zavihek še enkrat kliknite Izberite Prejemniki in izberite Uporabite obstoječi seznam .
Pomaknite se do svojega izvornega dokumenta, ne glede na to, ali je bil ustvarjen v Wordu ali Excelu - Microsoftov paket Office bo v večini primerov lepo deloval skupaj. Če uporabljate preglednico, boste morali potrditi, katero tabelo izberete, in se prepričajte, da je polje označeno Prva vrstica podatkov vsebuje glave stolpcev je označeno. Zdaj pa pojdite na Pisanje in vstavljanje polj odseku Poštne pošiljke zavihek in kliknite na Blok naslova (ali kar je smiselno za vaš projekt).
Tu boste lahko natančno nastavili, katera polja se prenesejo iz vašega izvornega dokumenta v dokončano pošiljanje. Za še več možnosti na tej stopnji bi lahko kot posamezne stolpce dodali ime, priimek in priimek naših prejemnikov, kar bi razširilo seznam razpoložljivih možnosti v V to obliko vnesite ime prejemnika polje. Vendar je to strogo neobvezno.
Orodje za blokiranje naslovov je odlično za vsakogar, ki želi pospešiti postopek združevanja pošte, če pa želite določiti natančno, kako je sestavljen vaš dokument , razmislite o uporabi Vstavi polje za združevanje možnost pod Pisanje in vstavljanje polj razdelek za ročno postavitev vsakega polja. Ko polja vstavite v dokument, jih lahko uporabite Predogled rezultatov če želite videti, kako se bo natisnil, ko bo napolnjen.
Zdaj je čas, da naredite kakršne koli prilagoditve oblikovanja, ki jih boste morda morali izvesti; spreminjanje pisave, prilagajanje, kako bo vsako polje sedelo na strani, in vse estetske razcvete, ki jih želite dodati. Ko to storite, se znova pomaknite na zavihek Pošta in kliknite Dokončaj in združi pod Končaj razdelek. Vaši izpolnjeni dokumenti morajo biti pripravljeni in čakati, da jih natisnete in pošljete po pošti.
Za nekaj preprostejšega si oglejte najboljše izdelovalce etiket, ki jih lahko kupite.
Deliti Deliti Cvrkutati E-naslov 5 nasvetov za polnjenje vaših strojev VirtualBox LinuxSte naveličani slabe zmogljivosti, ki jo ponujajo virtualni stroji? Tukaj je tisto, kar morate storiti za povečanje zmogljivosti VirtualBox.
Preberite Naprej Sorodne teme- Produktivnost
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Microsoft Office 2013
- Microsoft Office 2010
- Microsoft Office 2007
- Spojitev pošte
- Microsoft Office 2016
Angleški pisatelj trenutno živi v ZDA. Poiščite me na Twitterju prek @radjonze.
Več od Brad JonesNaročite se na naše novice
Pridružite se našemu glasilu za tehnične nasvete, ocene, brezplačne e -knjige in ekskluzivne ponudbe!
Kliknite tukaj, da se naročite