Home-theater-designers
Z združevanjem pošte lahko prilagodite množična e -poštna sporočila in pisma z uporabo nadomestnih znakov. Vse, kar potrebujete, je zbirka podatkov o stikih in predloga za e -poštna sporočila ali pisma nanje.
V tem članku vam bomo pokazali, kako z zbirko podatkov Excel ustvariti združitev pošte Microsoft Word. Koraki so vzeti iz programov Microsoft Word in Excel 2016, vendar je postopek enak za vse izdaje.
Kako narediti združitev pošte iz Excela
Združevanje pošte uporablja vire podatkov iz zbirke podatkov in jih postavi na ustrezna nadomestna mesta za prilagajanje e -poštnih sporočil v velikem obsegu. Te zbirke podatkov so lahko kar koli s spodnjega seznama:
1. Odprite svoj Microsoft Excel preglednico.
2. Ustvarite ročni seznam stikov v Beseda pri uporabi spajanja pošte.
3. Izberite podatke o stikih iz aplikacije Microsoft Outlook.
Na izbiro imate dva niza možnosti:
kako igrati igre google play na računalniku
- Gmail stiki v združljivi datoteki.
- Microsoft SQL Server.
Podatkovna zbirka delovnih zvezkov Microsoft Excel je najbolj priljubljena, kadar morate v Wordu uporabiti združevanje pošte. Za združevanje pošte boste v Excelu ustvarili bazo podatkov, ki jo bo Word kasneje uporabil.
Če nimate datoteke Excel s kontaktnimi podatki, jo lahko uporabite vzorec datoteke Excel za poskusne namene .
Da bi se izognili neskladju v e -poštnih sporočilih ali pismih v velikem obsegu, morate prilagoditi datoteko Excel, kot je navedeno spodaj:
- Prva vrstica mora imeti samo glave stolpcev, ki se začnejo od celica A1 . Word bo te naslove stolpcev uporabljal kot Združi polja ko uporabljate združevanje pošte Microsoft Word.
- Glave stolpcev morate urediti tako, da se ujemajo z imeni nadomestnih mest, ki jih boste uporabljali v dokumentu predloge e -pošte ali pisma.
- Zagotoviti morate, da datoteka preglednice vsebuje podatke o stiku kot en zapis na vzorec vrstice. V trenutni vadnici so na primer vse razpoložljive podrobnosti o stiku stranke James Butt je dostopen med celice A2 in J2 .
- Številčni podatki za vse stike, na primer poštne številke, odstotki popustov, kilometrine, valute itd., Morajo biti v ustrezni obliki številke.
- Če želite narediti kakršne koli spremembe, izberite celico ali obseg celic, ki vsebuje številke.
- V Zavihek Domov , znotraj Trak , kliknite na spustna puščica poleg tega splošno .
- Preden povežete Wordov dokument za združevanje pošte z datoteko zbirke podatkov Excel, naredite vse dodatke. Ko naredite vse spremembe, shranite datoteko Excel.
- Datoteka zbirke podatkov Excel vaših stikov mora biti prisotna v lokalnem pomnilniku vašega računalnika.
- Prepričajte se, da so vsi podatki na prvem listu Excelovega delovnega zvezka.
Kako narediti združitev pošte v Wordu
Ko ustvarite zbirko podatkov v Excelu, morate odpreti predlogo e -pošte ali pisma, ki jo želite poslati številnim prejemnikom. Sledite spodnjim korakom:
1. Na Trak , kliknite na Zavihek Pošta .
2. V Zaženite skupino za združevanje pošte , morate klikniti Zaženite Spajanje pošte .
3. Prikazalo se bo šest vrst dokumentov za združevanje e -pošte. Kliknite na Črke ali E-poštna sporočila .
Povezano: Kako natisniti nalepke s spajanjem pošte v Microsoft Wordu in Excelu
4. Na Zaženite Spajanje pošte skupini, kliknite na Izberite Prejemniki . Videli boste možnosti, kot so Vnesite nov seznam, Uporabite obstoječi seznam in Izberite med Outlookovimi stiki.
5. Izberete lahko katero koli od zgornjih treh možnosti, odvisno od tega, kako želite povezati seznam stikov s črko predloge. V tej vadnici izberite Uporabite obstoječi seznam za uporabo zbirko podatkov Excel ki ste jih ustvarili ali prenesli prej.
6. Na Izberite vir podatkov pogovorno okno, poiščite mapo, kjer je na voljo datoteka zbirke podatkov Excel. Ko najdete datoteko, jo izberite in nato kliknite Odprto naložiti zbirko podatkov v Wordovo združevanje pošte.
kako izbrisati datoteke za prenos win
7. Videli boste Izberite Tabela pogovorno okno. Zaprite polje s klikom v redu brez spreminjanja pogovornega okna.
8. To je super! Uspešno ste povezali izvorne podatke s programom Word za združevanje pošte.
9. Word se bo samodejno ujemal z naslovom stolpcev baze podatkov z elementi združevanja. Če želite zagotoviti ustrezno ujemanje, pojdite na Skupina za pisanje in vstavljanje polj na Zavihek Pošta od Trak in nato kliknite na Ujemajte polja .
10. Ujemajte polja se prikaže pogovorno okno. V levem stolpcu boste videli elemente polja za združevanje. Na desni strani boste našli ustrezne podatke iz povezane zbirke podatkov Excel.
11. Enako bo, če uporabljate druge izvorne podatke, kot so Outlookovi stiki ali izvoženi stiki iz Gmaila. S pomikanjem po seznamu se prepričajte, da ni neskladnosti. Kliknite na v redu zapreti.
12. Na črki predloge postavite kazalec pred prvo črko in pritisnite Vnesite nekajkrat narediti nekaj prostora nad telesom črke.
13. Postavite kazalec na vrh dokumenta in kliknite na Blok naslova v Skupina za pisanje in vstavljanje polj na Zavihek Pošta od Trak .
14. Na levi strani Vstavi naslovni blok pogovorno okno, lahko izberete ime, ime podjetja, naslov, državo itd., možnosti oblikovanja. Na desni strani boste videli predogled bloka naslovov.
15. Uporabite lahko Ujemajte polja možnosti za odpravo morebitnega neskladja vhodnih podatkov. Kliknite v redu dodati Naslov Block znotraj chevronov.
16. Nato kliknite na Pozdravna vrstica v Pisanje in vstavljanje polj skupina po Naslov Block , kar mu daje razmik med vrsticami.
17. The Vstavi pozdravno vrstico se prikaže pogovorno okno. Po želji lahko izvedete spremembe in nato kliknete v redu . The Pozdravna linija znotraj chevronov bo prikazano v pismu.
18. Lahko kliknete na Predogled rezultatov ukaz na Trak da vidim, kako izgleda pismo.
19. Poleg lahko dodate tudi polja za združevanje po meri Naslov Block in Pozdravna linija . Recimo, da želite dodati Znamka in model vozila znotraj telesa črke.
20. To storite tako, da odprete datoteko zbirke podatkov Excel, ki je povezana z združevanjem pošte, in dodajte datoteko Znamka in model vozila naslov stolpca. Vnesite podatke o vozilu in shranite datoteko Excel.
21. Zdaj pojdite na Wordov dokument za združevanje pošte in ponovite štirje koraki , pet , in šest .
22. Zdaj izberite poljubno besedo ali nekaj besed v telesu črke in kliknite na Vstavi polje za združevanje na Skupina za pisanje in vstavljanje polj .
23. Na Vstavi polje za združevanje polje, izberite Podatkovna polja in nato izberite Znamka in model vozila . Kliknite na Vstavi , če želite dodati polje za združevanje po meri.
24. Tako lahko dodate toliko spremenljivih nadomestnih znakov, da prilagodite vsako črko ali e -poštno sporočilo, ki ga pošljete. Združevanje pošte Microsoft Word bo samodejno ujemalo podatke z imenom prejemnikov.
25. Na Trak , kliknite na Dokončaj in združi ukaz in nato izberite Natisnite dokumente ali Pošljite e -poštna sporočila . Lahko tudi kliknete Urejanje posameznih dokumentov da preberete svoja e -poštna sporočila ali pisma, preden jih pošljete.
Uporabite združevanje pošte za povečanje produktivnosti e -pošte
Zdaj veste, kako združiti pošto z Microsoft Wordom in Excelom. Uporabite združevanje pošte za hitrejše pošiljanje prilagojenih e -poštnih sporočil in vzpostavite dober odnos s svojimi poklicnimi ali osebnimi stiki. Še naprej uporabljajte Word, da olajšate svoje poklicno in osebno življenje kot prej.
kaj lahko storite z darilno kartico itunesDeliti Deliti Cvrkutati E-naslov 10 skritih lastnosti programa Microsoft Word, ki vam olajšajo življenje
Microsoft Word brez svojih produktivnih funkcij ne bi bil orodje, kot je. Tukaj je nekaj funkcij, ki vam lahko pomagajo vsak dan.
Preberite Naprej Sorodne teme- Produktivnost
- Nasveti po e -pošti
- Nasveti za preglednice
- Microsoft Word
- Microsoft Excel
- Spojitev pošte
- Nasveti za Microsoft Office
Tamal je samostojna pisateljica pri MakeUseOf. Po bogatih izkušnjah v tehnologiji, financah in poslovnih procesih na svojem prejšnjem delovnem mestu v svetovalnem podjetju za IT se je pred tremi leti odločil za pisanje kot redni poklic. Čeprav ne piše o produktivnosti in najnovejših tehnoloških novicah, rad igra Splinter Cell in si ogleduje Netflix/ Prime Video.
Več od Tamal DasNaročite se na naše novice
Pridružite se našemu glasilu za tehnične nasvete, ocene, brezplačne e -knjige in ekskluzivne ponudbe!
Kliknite tukaj, če se želite naročiti