Kako odstraniti podvojene datoteke v Excelu

Kako odstraniti podvojene datoteke v Excelu

Včasih vam Excelova preglednica ne uspe in morda boste ugotovili, da potrebuje dobro čiščenje. Še posebej pogosta težava je nalet na podvojene informacije v več celicah ali vrsticah. Torej, tukaj je nekaj preprostih načinov za iskanje in brisanje podvojenih podatkov v Excelu, da jih popravite.





Kako najti podvojene vrednosti v Excelu

Dobra praksa je, da poiščete in označite podvojene vrednosti v Excelu, preden jih izbrišete. Če izbrišete vrednosti, jih trajno odstranite iz Excelove preglednice, zato jih najprej označite in tako imate možnost, da pregledate dvojnike in se prepričate, da jih ne potrebujete.



V našem primeru bomo uporabili naslednjo preglednico:





Naš izmišljeni uporabnik sledi vsem nalivnim peresnikom, ki jih je narisal. Preglednica vsebuje podatke o peresniku in barvi črnila, ki je trenutno v peresniku. Sumi pa, da je večkrat po nesreči vstopila v nekatera peresa.

Najlažji način za identifikacijo podvojenih vrednosti je uporaba pogojnega oblikovanja. Če želite označiti podvojene vrednosti s pogojnim oblikovanjem, sledite tem korakom:



  1. Izberite celice, v katerih želite preveriti dvojnike.
  2. Pod Domov zavihek, kliknite na Pogojno oblikovanje v Slogi skupina.
  3. Izberite Označite pravila celic> Podvojene vrednosti .
  4. Pojavi se pojavno okno, ki vam omogoča, da izberete obliko sloga za podvojene celice.
  5. Ko končate, kliknite v redu .

Ta metoda poudarja dvojnike v vsakem stolpcu ali vrstici. Kot lahko vidite spodaj, je vsako podjetje, model ali barva črnila, ki je našteto več kot enkrat, poudarjeno.

V tem primeru moramo pogledati stolpec Model, da poiščemo podvojena peresa. Imamo dva študentska, 41 -letna in Preppy pisala. 41 -ih imajo različna črnila, zato so verjetno različna pisala. Toda pisala Student in Preppy sta lahko dvojnika.



Kot vidite, ta metoda ni idealna.

Najde vsako podvojeno celico, vendar nas v tem primeru zanima le iskanje podvojenih vrstic. Lahko imate veliko različnih peres iz istega podjetja z istim črnilom. Manj verjetno je, da boste imeli več kot eno pero istega podjetja, modela in barve črnila.



Povezano: Samodejno oblikovanje podatkov v Excelovih preglednicah s pogojnim oblikovanjem

Kako označiti podvojene vrstice v Excelu s formulo po meri

Excel vam omogoča, da ustvarite pogojno oblikovanje po meri s formulami. To metodo lahko uporabimo za identifikacijo podvojenih vrstic. Izbira te možnosti je podobna kot pri zgornjih podvojenih vrednostih, razen namesto izbire Označite celična pravila , izberite Novo pravilo namesto tega.

To odpre pojavni meni. Nastavite Slog do Klasična , nato odprite naslednji spustni meni in izberite S formulo določite, katere celice želite formatirati .

Formula, ki jo želimo vnesti, je:

COUNTIFS($A:$A,$A2,$B:$B,$B2,$C:$C,$C2)>1

Poglejmo si to formulo podrobneje.

Formule za pogojno oblikovanje morajo vrniti odgovor, ki je pravilen ali napačen. Če je odgovor pravi, se uporabi oblikovanje. Ta enačba je resnična, če šteje več kot eno vrstico z istimi informacijami.

Če želite v vrsticah preveriti dvojnike, formula najprej izbere stolpec ($ A $ 2: $ A $ 14). Uporabljamo absolutno lokacijo, ker želimo, da pri ocenjevanju vrstic za dvojnike vsi uporabljajo isti obseg celic.

Naslednja spremenljivka je cilj, ki ga preverjamo za podvojeno vrednost ($ A2). Tokrat se za stolpec uporablja absolutna lokacija, vrstica pa ne. To naši formuli omogoča postopno preverjanje vsake vrstice.

To ponovimo za vsak stolpec v vrstici.

Ko vnesete formulo, ne pozabite izbrati sloga oblikovanja. Privzeto ni slog. Torej, tudi če naredite vse pravilno, če pozabite na ta korak, ne boste videli rezultatov.

Nato je naša miza izgledala takole:

Ta metoda samo poudari celotne vrstice, ki so podvojene. Ko najdete vse dvojnike v Excelovi preglednici, se lahko odločite, ali jih je treba odstraniti.

Kako odstraniti podvojene datoteke v Excelu

Odstranjevanje dvojnikov je v Excelu preprosto. Pod Podatki zavihek, v Podatkovna orodja skupine, boste našli možnost za Odstranite podvojene datoteke . To orodje je zelo priročno, saj vam omogoča, da izberete, katere stolpce želite preveriti.

Če želite uporabiti to orodje, izberite svoje podatke in nato kliknite Odstranite podvojene datoteke .

Ko to storite, se prikaže pojavno okno, v katerem lahko izberete, v katerih stolpcih želite preveriti dvojnike. Če ti Izberi vse stolpcev, odstrani samo podvojene vrstice.

Vendar vam ni treba izbrati vseh stolpcev. Če želite na primer vedeti, katera črnila so trenutno v peresnikih, lahko izberete Barva črnila in odstranite podvojene barve. S tem boste pustili prvo pisalo, ki uporablja novo barvo, in odstranili vse nadaljnje vnose.

Z Excelovim orodjem Remove Duplicates samodejno izbrišete podvojene vnose.

Povezano: Kako na preprost način odstraniti prazne vrstice v Excelu

Če želite samo začasno odstraniti podvojene vnose, ne pa jih izbrisati, boste morda želeli filtrirati svoje podatke.

Kako filtrirati podvojene datoteke v Excelu

Filtri vam omogočajo, da upravljate, koliko podatkov je prikazanih, ne da bi dejansko odstranili katero koli vrednost. Možnosti filtriranja najdete pod Podatki zavihek v Razvrsti in filtriraj skupina.

Obstaja veliko različnih načinov filtriranja podatkov v Excelu. Spodnji primer prikazuje le, kako filtrirati podvojene vrednosti:

premik aplikacije s telefona na SD kartico
  1. Izberite podatke, ki jih želite filtrirati.
  2. Kliknite Napredno v Razvrsti in filtriraj Skupina.
  3. V pojavnem oknu omogočite možnost prikaza Samo edinstveni zapisi .
  4. Kliknite v redu .

S filtriranjem teh podatkov Excel skrije podvojene vrstice. Tako sta bila v našem primeru skrita podvojena pisala Student in Preppy.

Podvojeni podatki pa niso izginili, le skriti so pred očmi. Zato je naša tabela še vedno oblikovana v skladu s pravilom, ki smo ga ustvarili prej, kljub temu, da se ne pojavijo podvojena peresa.

Pravzaprav, če pogledate vzdolž številk vrstic, lahko vidite, kje sta ti dve vrstici skriti. Vrstice skočijo s sedmih na devet in spet skočijo med 12 in 14. Podatki ne izginejo, le izginejo jim iz vida.

Pregled, kako odstraniti dvojnike

Prvi korak pri čiščenju vaših podatkov je prepoznavanje vseh dvojnikov. Odstranjevanje dvojnikov v Excelu trajno izbriše podatke. Če jih označite, boste imeli priložnost najprej oceniti podvojene podatke. Če vas zanimajo podvojene vrstice, morate za iskanje uporabiti formule za pogojno oblikovanje.

In končno, če ne želite izbrisati podvojenih podatkov, raje uporabite filter. To jih skrije pred očmi, ne da bi dejansko odstranili podvojene podatke iz Excela.

Deliti Deliti Cvrkutati E-naslov Kako označiti vsako drugo vrstico v Excelu

Olajšajte branje Excelovih tabel, tako da s temi tehnikami označite vsako drugo vrstico v različnih barvah.

Preberite Naprej Sorodne teme
  • Produktivnost
  • Preglednica
  • Microsoft Excel
  • Analiza podatkov
O avtorju Jennifer Seaton(21 objavljenih člankov)

J. Seaton je znanstveni pisatelj, specializiran za razčlenjevanje kompleksnih tem. Je doktorica znanosti na Univerzi v Saskatchewanu; njena raziskava se je osredotočila na uporabo učenja na podlagi iger za povečanje vključenosti študentov na spletu. Ko ne dela, jo boste našli z branjem, igranjem video iger ali vrtnarjenjem.

Več od Jennifer Seaton

Naročite se na naše novice

Pridružite se našemu glasilu za tehnične nasvete, ocene, brezplačne e -knjige in ekskluzivne ponudbe!

Kliknite tukaj, če se želite naročiti