Home-theater-designers
Vsak dan pošiljamo in prejemamo e -poštna sporočila. Vendar delamo neprijetne napake, ki jih ne moremo povsem odpraviti. ' Zato je lahko pisanje učinkovitega e -poštnega sporočila, ki zadrži dejanja bralca, hkrati pa se zavedati izzivov našega sveta, težavno.
Glede na to smo pripravili nekaj bistvenih pravil, ki jih morate poznati pri pošiljanju e -pošte ljudem. Sledite tem preprostim pravilom, da brez težav napišete boljša e -poštna sporočila.
1. Ponovno razmislite o pozdravih in odjavah
Upam, da imate čudovit teden! nekoč je bil to čudovit način za začetek e -pošte. Ne več! Glede na to, kako negotovo je življenje, se lahko to izkaže kot neprevidno in preveč ločeno.
Enako velja za odjave, kot so Lep pozdrav, Najlepše želje ali Na zdravje-ki so prej delovale popolnoma v redu, včasih pa se lahko slišijo umaknjene od realnosti.
Zakaj torej ne bi bilo preprosto in pristno? Pojdite na prijave, na primer Ostanite varni, Pazite ali Iskreno. Kar zadeva pozdrave, je upam, da je vse v redu ali pa da ste vi in vaši ljubljeni na varnem dobra izhodišča.
2. Vključite jasno vrstico zadeve
To e -poštno pravilo je staro toliko kot samo e -poštno sporočilo. To je zato, ker se ljudje pogosto odločijo, ali bodo odprli e -poštno sporočilo glede na zadevo.
Ob vsem našem delu, ki je zdaj na spletu, je nujna prednostna naloga tega, kar je pomembno, in ignoriranje tistega, kar ni. Če torej vrstico za zadevo še vedno pustite prazno, obstaja velika verjetnost, da bo vaše e -poštno sporočilo prezrto.
Idealna tema ima manj kot 10 besed. Izberite tistega, ki obravnava vaše skrbi in sporoča, o čem je e -pošta. Predlog za letalski projekt, prerazporejen sestanek ali kratka vprašanja o vaši predstavitvi je nekaj dobrih primerov, ki jih lahko vzamete.
3. Uporabite profesionalni podpis
Imejte vnaprej oblikovan blok podpisov, s katerim odgovarjate na e-poštna sporočila v vseh svojih osebnih napravah. Vsebovati mora vaše ime, naslov vašega podjetja in vaše kontaktne podatke.
Prejemnik tako dobi dobro predstavo o tem, kdo ste, in kako se lahko obrne na vas, če se pojavi potreba. Ko gre za pisavo in velikost vašega profesionalnega podpisa, se prepričajte, da je enak kot preostalo e -poštno sporočilo.
Prav tako, z zaupanjem zaključite svoja e -poštna sporočila vendar ne pretiravajte z izreki ali osebnimi podatki.
4. Predstavite se, če se prvič srečujete virtualno
Vsi smo se znašli v situacijah, ko smo morali poslati e -poštno sporočilo nekomu, ki ga še nismo srečali. Prejemanje e -pošte od neznanca je lahko čudno. In to je rahlo rečeno.
Zato si vzemite minuto, da se predstavite prejemniku e -pošte. Kontekst je kritičen in prvi vtis je še vedno pomemben. Torej, dodajte vrstico, kot je, Živjo! To je Tracy iz Multiseon Pvt. Ltd, in pošiljam vam e -pošto, ker ste izrazili zanimanje za nakup naših elektronskih izdelkov.
Ali pa, ko se nekomu predstavite po e-pošti, mu lahko tudi spustite vrstico in povejte, kako lepo je, da jih spoznate po e-pošti.
5. Pišite sočutna e -poštna sporočila
Ne moremo poudariti pomena tega. Življenje je težko. Predvsem pa je zelo negotovo.
So zamudili rok? Ali se niso pojavili na načrtovanem Googlu Meet? Preden pošljete strogo e -poštno sporočilo - ustavite se in premislite. Kaj pa, če je nujna medicinska pomoč?
Zato bodite sočutni in se pozanimajte, če je z njimi vse v redu. E -poštno sporočilo, na katerem smo vas danes pogrešali na sestanku. Samo preverim, če je vse v redu. lahko zgradi odnose, ki zdržijo preizkus časa.
6. Stisnite/spremenite velikost in poimenujte priloge, kadar lahko
O tem e -poštnem pravilu ne govorimo veliko, ker pri pošiljanju velikih prilog samodejno predvidevamo, da ima prejemnik dovolj prostora. Velike datoteke potrebujejo več časa za prenos in lahko hitro postanejo nadležne.
Zato jih stisnite ali spremenite. Če delite preveč datotek hkrati, je dobro dodati vljuden zapis, ki pove, čemu so priloge namenjene.
Preden jih pošljete, poimenujte tudi svoje priloge. Pošljete svoj življenjepis? Preimenujte datoteko v Tracy_Mackenzie_CV in začnite na desni strani.
7. Ne uporabljajte e -pošte kot druge aplikacije za takojšnje sporočanje
Vsi imamo radi takojšnje sporočanje - to je takojšnje.
Ko pa zmešate oboje in uporabite e -pošto kot nadomestek za takojšnje sporočanje, tvegate, da boste moteči in neprofesionalni.
Zato morate vedeti, kdaj poslati e -poštno sporočilo in kdaj ga poslati drugemu. Ne naredite napake, če pošljete preveč nadaljnjih e-poštnih sporočil, ker morda delajo od doma. Ne kličite nekoga in ga prosite, naj preveri e -pošto.
Če je nujno, uporabite drug način komunikacije.
8. Uporabite humor za zdravljenje, vendar zmerno
Medtem ko mnogi v teh izjemnih časih uporabljajo humor za olajšanje razpoloženja, je težava pri uporabi humorja v e -poštnih sporočilih ta, da se lahko to zgodi.
Če želite uporabiti humor v e -pošti, to storite le, če osebo dobro poznate. Nočeš biti nespoštljiv ali nesramen, če je nekdo v resni situaciji. Poleg tega se morda smešno sliši, kar se sliši smešno.
Beseda modrim: Če dvomite, je najbolje, da tega izpustite.
Nastavite odgovore zunaj pisarne in izboljšajte ravnotežje med poklicnim in zasebnim življenjem
Med pošiljanjem e -pošte ljudem v teh dneh morate biti pozorni tudi na ure. Ker se življenjski slog dela od doma vse bolj uveljavlja, so meje med delom in osebnim življenjem zabrisane. Odgovori izven pisarne olajšajo razumevanje, kdaj je nekdo na voljo za sestanek ali se odzove na e-poštno sporočilo.
kaj pomeni sim kartica, ki ni na voljo
Poglejte v nastavitve svojega e -poštnega odjemalca in konfigurirajte samodejne dopise, ko ste odsotni ali ne za mizo. Gmail ga na primer imenuje Vacation Responder (Odzivnik na počitnice), Microsoft Outlook pa uporablja odgovore Out of Office (Odgovori zunaj službe).
Upamo, da vam bodo ta zlata pravila pisanja učinkovitih e -poštnih sporočil in prave e -poštne navade prihranili čas in ustvarili prave odgovore.
Deliti Deliti Cvrkutati E-naslov Izogibajte se teh 6 napak za boljšo e -pošto in besedilno komunikacijoIzboljšajte svoje komunikacijske sposobnosti, tako da se izognete napakam, kot je uporaba preveč emojijev ali vnos velikih črk.
Preberite Naprej Sorodne teme- Produktivnost
- Nasveti po e -pošti
Gargi je pisatelj, pripovedovalec zgodb in raziskovalec. Specializirana je za pisanje privlačnih vsebin o vseh stvareh na internetu za stranke po državah in panogah. Je podiplomski študij književnosti z diplomo iz urejanja in založništva. Zunaj dela gosti oddaje TEDx in literarne festivale. V idealnem svetu je vedno oddaljena le minuto od odhoda v gore.
Več od Gargija GhosalaNaročite se na naše novice
Pridružite se našemu glasilu za tehnične nasvete, ocene, brezplačne e -knjige in ekskluzivne ponudbe!
Kliknite tukaj, če se želite naročiti