Pri skupni rabi dokumentov Google Drive uporabite trik »Naredite kopijo«

Pri skupni rabi dokumentov Google Drive uporabite trik »Naredite kopijo«

V svojem računu za Google Drive je enostavno narediti kopijo katerega koli dokumenta. Kaj pa, če želite, da sodelavci samodejno kopirajo Google Dokument, ko prejmejo povezavo za skupno rabo?





jabolčna ura serije 3 proti 6

Preizkusite te nasvete, ki uporabljajo majhen popravek URL -ja v skupni rabi.



Uporabnost tega čednega kramplja za Google Drive ni povsem jasna iz naslova, vendar ga poskusite enkrat in videli boste takojšnjo korist pri sodelovanju z drugimi v storitvi Google Drive.





Ta metoda je priročna, če želite ohraniti izvirni dokument, hkrati pa dati drugim možnost, da uredijo kopijo dokumenta v svoji mapi Drive.

To jim bo prihranilo potovanje v Datoteka> Naredi kopijo ukažite in delite kopijo Google Dokumenta na običajen način. Evo, kako to deluje.



Samodejno delite kopijo Google Dokumenta

Tipičen primer je Google Doc, ki ga mora vsak anketiranec izpolniti posamično. Sodelavci lahko vnesejo podrobnosti v svojo kopijo dokumenta, ne da bi poškodovali izvirnik.

Ni vam treba zahtevati, da naredijo kopijo. Preprosto sledite tem korakom in kopija bo samodejno narejena zanje.



Ta kramp deluje v Google Dokumentih, Google Preglednicah in Google Diapozitivih.

  1. Odprite dokument Google Drive, ki ga želite dati v skupno rabo.
  2. Kliknite modro Deliti gumb v zgornjem desnem kotu dokumenta.
  3. V Delite z ljudmi in skupinami pogovorno okno, kliknite kjer koli na Dobi povezavo polje, kot kaže poziv.
  4. S klikom kliknite na povezavo do dokumenta Kopiraj povezavo . To povezavo lahko pošljete vsakomur po e -pošti ali katerem koli drugem mediju, nato pa si lahko ogledate, komentirate ali uredite dokument. Dostop lahko nastavite tako, da izberete med Pregledovalnik , Komentiraj , oz Urednik s klikom na puščico navzdol na desni.
  5. Povezavo v skupni rabi kopirajte in prilepite v e-poštno sporočilo. Zdaj izbriši vse po poševnici naprej v povezavi in ​​vstavi 'kopiraj'. Uredite ta majhen del celotnega dela samo povezave. Če naredite kakšno drugo spremembo, se bo prikazala kot stran z napako za vašega prejemnika. Tako izgleda nova povezava:
  6. Pošljite e -pošto in vaše delo je končano. Ko prejemnik klikne povezavo, ga odpelje na zaslon Google Drive, ki ga pozove, naj naredi kopijo vašega dokumenta.

Ko kliknejo Naredite kopijo , se lokalna kopija dokumenta shrani na njihov Google Drive. Prav tako je kopija prejeta brez pripomb, če obstajajo v izvirniku. Če želite poslati datoteko s komentarji, preberite naslednji nasvet spodaj.



Drugi triki z Googlovim URL -jem, ki jih lahko uporabite za skupno rabo Googlovega dokumenta

Na povezavah v skupni rabi lahko vnesete še nekaj različic, odvisno od tega, kaj želite, da vaš sodelavec stori s tem. Poglejmo te štiri spremembe URL -ja.

1. Delite kopijo Google Dokumentov s komentarji

Včasih želite, da se vaši komentarji prenesejo na kopijo, tako da jih lahko člani vaše ekipe uporabijo za delo pri njihovi različici. To lahko storite na dva načina:

  • Zamenjaj | _+_ | z | _+_ | v URL -ju datoteke.
  • Zamenjaj | _+_ | z | _+_ | da se izognete kopiranju razrešenih komentarjev.

2. Delite kopijo Google Dokumentov kot predogled

Način predogleda se razlikuje od možnosti Pogled, ker prikazuje dokument v neobremenjenem vmesniku brez menijskih vrstic in gumbov. Na primer, lahko delite list ali predstavitev diapozitiva vsem, ki niso iz skupine za sodelovanje.

Uporabite način predogleda tako, da ga zamenjate

/edit

v URL -ju datoteke Google Drive z

/copy?copyComments=true

.

Upoštevajte, da povezava Predogled odstrani menije. Tako prejemniki ne bodo mogli uporabljati Datoteka> Naredi kopijo možnost, da kopijo dodate v svoj Google Drive.

Če se želite izogniti tej omejitvi, lahko prejemniki odprejo naslovno vrstico v svojem brskalniku in jih zamenjajo

/edit

z

includeResolvedCommentsOnCopy=false

ponovno narediti kopijo za svoj pogon.

3. Delite Googlov dokument kot predlogo

Googlov dokument lahko delite kot predlogo. Prejemnik dobi kopijo vašega dokumenta brez neredov minus menijev Google Drive. Lahko tudi kopirajo dokument za svoj pogon s klikom na modro barvo Uporabite predlogo gumb e.

Zamenjati

Nočem pametnega televizorja
/edit

z

/preview

Ta metoda združuje možnost Predogled z možnostjo »Naredi kopijo«.

Neposredna povezava za prenos deluje, kot pravi. Član ekipe mora le klikniti povezavo in datoteka bo prenesena na namizje.

Zamenjati

/preview

z

/edit

Dodajte obliko datoteke (na primer PDF ali CSV), v kateri naj bo dokument shranjen, in vaša povezava za prenos je pripravljena. Možnost PDF ali CSV je idealna, ker je univerzalna oblika in prejemniku za odpiranje in ogled datoteke ni potreben Google Račun.

Sprejemnik dobi tudi datoteko, pripravljeno za tiskanje, ki jo lahko takoj pošlje tiskalniku. To deluje z Google Dokumenti in Google Preglednicami, ne pa tudi z Google Predstavitvami.

Bodite pozorni na nastavitve skupne rabe Google Drive

Google Drive temelji na sodelovanju. Ampak to je vedno dobra ideja sledite, s kom delite datoteke . Ko delaš v veliki ekipi, je enostavno izgubiti sled.

Zgornji primeri kažejo, da je enostavno spremeniti URL -je v skupni rabi in dostopati do datotek, če dovoljenja za skupno rabo niso nastavljena z mislijo na varnost. Preživite nekaj časa v upravljanje datotek v skupni rabi v storitvi Google Drive in ne bo vam treba skrbeti, da bodo datoteke prišle v napačne roke.

Deliti Deliti Cvrkutati E-naslov 12 video mest, ki so boljša od YouTuba

Tu je nekaj alternativnih video mest za YouTube. Vsak zaseda drugačno nišo, vendar ga je vredno dodati med zaznamke.

Preberite Naprej Sorodne teme
  • Produktivnost
  • Google Dokumenti
  • Orodja za sodelovanje
  • Google Drive
  • Shranjevanje v oblaku
  • Google Preglednice
O avtorju Saikat Basu(1542 objavljenih člankov)

Saikat Basu je namestnik urednika za internet, Windows in produktivnost. Potem ko je odstranil umazanijo MBA in deset let dolgo trženjsko kariero, zdaj strastno pomaga drugim izboljšati svoje sposobnosti pripovedovanja zgodb. Pazi na manjkajočo oksfordsko vejico in sovraži slabe posnetke zaslona. Toda ideje o fotografiji, Photoshopu in produktivnosti pomirjajo njegovo dušo.

Več od Saikat Basu

Naročite se na naše novice

Pridružite se našemu glasilu za tehnične nasvete, ocene, brezplačne e -knjige in ekskluzivne ponudbe!

Kliknite tukaj, če se želite naročiti